HIPAA-Compliance-Anforderungen und -Richtlinien für Lösungen zur Sicherung von Daten

Was ist HIPAA?

HIPAA, der 1996 verabschiedete Health Insurance Portability and Accountability Act, legte nationale Anforderungen zum Schutz der personenbezogenen Gesundheitsdaten von Einzelpersonen fest, wobei der Schwerpunkt auf medizinischen Unterlagen lag. Obwohl HIPAA darauf ausgelegt war, die Kontinuität und Übertragbarkeit des Krankenversicherungsschutzes zu verbessern, wurde es mehrmals geändert, um auch wesentliche Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen für geschützte Gesundheitsinformationen (Protected Health Information, PHI) aufzunehmen.

HIPAA gilt für Gesundheits-Clearingstellen, Krankenversicherungen, Gesundheitsdienstleister und deren „Geschäftspartner“. HIPAA enthält eine separate Sicherheitsvorschrift, die Regeln für den Schutz von ePHI – geschützten Gesundheitsinformationen in elektronischer Form – vorsieht. In diesem Artikel werden die HIPAA-Vorschriften für ePHI erörtert, einschließlich aller administrativen, physischen und technischen Sicherheitsvorkehrungen, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass elektronische Gesundheitsinformationen sicher, vertraulich und strukturell einwandfrei bleiben.

Welche Anforderungen stellt HIPAA an die datensicherung?

HIPAA-Compliance für die Datensicherung verstehen

Die Sicherheitsregel des HIPAA stellt bestimmte Anforderungen an die Sicherung und Speicherung von ePHI, die alle verpflichtend sind. Diese Anforderungen sollen sicherstellen, dass Gesundheitsorganisationen ePHI vor unbefugtem Zugriff, Beschädigung oder Verlust schützen und gleichzeitig die Integrität und Verfügbarkeit dieser Informationen gewährleisten können.

Wichtige HIPAA-Anforderungen für Datensicherungslösungen

Datensicherungslösungen sind die Grundlage für die Einhaltung des HIPAA im Bereich der elektronischen Gesundheitsakten. Ein umfassendes Verständnis aller diesbezüglichen HIPAA-Anforderungen ist für praktisch jede Organisation im Gesundheitswesen erforderlich, die die erforderlichen Vorschriften einhalten und gleichzeitig ein respektables Maß an Sicherheit für sensible Patientendaten bieten möchte.

Die Sicherheitsregel verpflichtet alle betroffenen Einrichtungen zur Umsetzung eines detaillierten Datensicherungsplans, der Folgendes umfassen sollte:

• Verfahren zur Wiederherstellung von Informationen, die aus dem einen oder anderen Grund verloren gegangen sind.
• Verfahren, die sicherstellen, dass exakte Kopien vorhandener ePHI bei Bedarf immer verfügbar sind und strukturell intakt bleiben.
• Protokolle und Verfahren, die es ermöglichen, kritische Geschäftsprozesse in Notfällen fortzusetzen.
• Regelmäßige Tests vorhandener Sicherheitsverfahren und Überarbeitungen, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass der Datensicherungsplan der Organisation HIPAA-konform bleibt.

Bedeutung der Einhaltung der HIPAA-Vorschriften

Die Einhaltung des HIPAA im Bereich der Datensicherung ist aus mehreren Gründen wichtig. Sie gewährleistet den kontinuierlichen Zugriff auf kritische Patientendaten und stellt gleichzeitig die Richtigkeit und Integrität dieser Aufzeichnungen sicher. Sie soll Gesundheitsorganisationen vor Datenverlust und der daraus resultierenden Haftung schützen und so massive Rufschädigungen und teure Strafen vermeiden, die durch die Nichteinhaltung entstehen.

Über die rechtliche Seite hinaus spielt die Einhaltung des HIPAA auch eine wesentliche Rolle für die Aufrechterhaltung des Vertrauens zwischen Patienten und Gesundheitsdienstleistern. Ein wesentlicher Teil der Beziehung zwischen Patient und Dienstleister setzt sichere und zuverlässige Datenverwaltungspraktiken voraus.

Die Rolle von Geschäftspartnern bei der Datensicherung

Gesundheitsorganisationen verlassen sich bei der Sicherung ihrer Daten in der Regel auf Drittanbieter. Ein klares Verständnis dafür, wie diese Drittanbieter (die im HIPAA als „Geschäftspartner“ bezeichnet werden) in den HIPAA-Compliance-Rahmen passen, ist eine wertvolle Information für jede Person oder Organisation, die dem HIPAA unterliegt.

Geschäftspartner, die mit ePHI-Sicherungs- und Wiederherstellungsaufgaben arbeiten, sollten eine separate Vereinbarung (eine Geschäftspartner-Vereinbarung) mit der Gesundheitsorganisation unterzeichnen, in der die Verantwortlichkeiten des Geschäftspartners für die Datensicherung dargelegt werden. Der Geschäftspartner sollte verpflichtet sein, jegliche Datenschutzverletzungen und Sicherheitsvorfälle an die betroffene Stelle zu melden. Zu guter Letzt sollte der Geschäftspartner verpflichtet sein, detaillierte Aufzeichnungen über alle Datenverarbeitungspraktiken zu führen und sicherzustellen, dass alle Subunternehmer des Geschäftspartners ebenfalls die Anforderungen des HIPAA erfüllen.

Dokumentationsanforderungen für sicherungsverfahren

HIPAA verlangt auch eine ordnungsgemäße Dokumentation, aber der größte Nutzen der Dokumentation ergibt sich aus ihrer Nützlichkeit bei der Aufrechterhaltung einheitlicher Sicherungsverfahren im gesamten Unternehmen. Die ordnungsgemäße Dokumentation der Einhaltung von Vorschriften trägt dazu bei, eine Kultur der Verantwortung im gesamten Unternehmen zu etablieren und aufrechtzuerhalten, und ist auch bei Audits von unschätzbarem Wert.

Zu den häufigsten Arten von Dokumentationen, die Organisationen in Bezug auf ihre Sicherungsverfahren führen sollten, gehören:

• Eine detaillierte Aufzeichnung aller Tests und Ergebnisse des aktuellen Sicherungssystems.
• Greifbare Nachweise für regelmäßige Systemwartungsprozesse und Software-Updates.
• Aufzeichnungen über die Durchführung von Schulungen für Mitarbeiter im Zusammenhang mit der Sicherung.
• Schriftliche Richtlinien und Verfahren für Sicherungs- und Wiederherstellungsaufgaben.
• Detaillierte Dokumentation aller Änderungen an Sicherungsverfahren.
• Protokolle der Sicherungsaktivitäten sowie Benutzerzugriffsprotokolle (beim Zugriff auf gesicherte Daten).

Diese Anforderungen sind grundlegend, um die Prozesse zur Datensicherung und -wiederherstellung HIPAA-konform zu halten. Die Informationen selbst sind jedoch nur die halbe Miete, und die Umsetzung ist ebenso wichtig. Ein gut durchdachter Plan ist eine Voraussetzung für die Umsetzung der Compliance, und die Erstellung eines Plans für die Umsetzung der Compliance ist das Hauptthema des folgenden Abschnitts.

Erstellung eines HIPAA-konformen Datensicherungsplans

Die Erstellung eines Datensicherungsplans, der alle Anforderungen des HIPAA erfüllt, erfordert sorgfältige Planung, Umsetzung und umfangreiche fortlaufende Wartung. Der betreffende Plan muss administrative, physische und technische Aspekte der Datensicherung und Datensicherheit berücksichtigen, um die Anforderungen der HIPAA-Sicherheitsregel zu erfüllen.

Schritte zur Entwicklung eines Datensicherungsplans

Bei der Entwicklung eines umfassenden Sicherungsplans, der alle erforderlichen Bereiche und Aspekte abdeckt, ist ein systematischer Ansatz erforderlich. Der sinnvollste erste Schritt besteht immer darin, Ihre vorhandene Datenumgebung zu bewerten, um festzustellen, welche Systeme ePHI enthalten oder verarbeiten. Sobald diese identifiziert sind:

• Inventarisierung aller ePHI-Quellen im System.
• Analyse des Systems auf kritische Elemente und Anwendungen, die im Notfall sofort wiederhergestellt werden müssen.
• Bestimmung der bevorzugten Zielwerte von RTOs und RPOs.
• Erstellung umfassender Sicherungspläne auf der Grundlage des Werts und der Sensibilität der Informationen.
• Erstellen Sie Test- und Validierungssequenzen für die Überprüfung der Sicherung.
• Erstellen Sie Dokumentationsvorlagen für alle Sicherungsprozesse.

Wesentliche Elemente einer HIPAA-konformen Sicherungslösung

Nicht jede auf dem Markt erhältliche Lösung verfügt über die erforderlichen Funktionen, um die Sicherheit und Zugänglichkeit geschützter Gesundheitsinformationen (PHI) zu gewährleisten. Viele dieser Sicherheitsmaßnahmen sind fortschrittlicher als das Standard-Datensicherheitspaket; Funktionen wie End-to-End-Verschlüsselung und sichere Übertragungsmethoden sind die komplexesten Optionen.

Rollenbasierte Zugriffskontrollen reduzieren das Risiko eines unbefugten Zugriffs erheblich. Automatische Systeme zur Überprüfung von Sicherungen gewährleisten, dass alle neuen und vorhandenen Sicherungen sicher und intakt sind. Darüber hinaus schützen redundante Speicherorte wichtige Daten vor Naturkatastrophen und anderen lokalen Problemen. Die Erstellung von Notfallzugriffsprotokollen vereinfacht die Überprüfung des Datenschutzes bei Datenschutzverletzungen und anderen problematischen Situationen.

Auswahl eines Dienstanbieters für die HIPAA-Datensicherung

Die Einhaltung der HIPAA-Vorschriften ist eine große Aufgabe, weshalb die Auswahl des richtigen Dienstleisters für diese Aufgabe eine wichtige Aufgabe ist. Da es gewisse Überschneidungen zwischen diesem und dem vorherigen Abschnitt geben könnte, listen wir zunächst einige Merkmale auf, die ein HIPAA-konformer Dienstleister aufweisen sollte:

• Erfahrung in der Arbeit mit der HIPAA-Konformität und der Gesundheitsbranche.
• Geografisch verteilte Rechenzentren für die Sicherung der Speicherung, falls zutreffend.
• Vollständige Bereitschaft zur Unterzeichnung einer Geschäftspartnervereinbarung.
• Umfassende Möglichkeiten zur Notfallwiederherstellung
• Nachweisliche Einhaltung verschiedener Compliance-Standards und Sicherheitsvorgaben

Die Verfügbarkeit des technischen Supports sollte ebenfalls so kontinuierlich wie möglich sein, damit Probleme mit der Software jederzeit behoben werden können. In den meisten Fällen ist es auch ratsam, die Skalierbarkeit und die Kostenoptionen der Plattform im Voraus zu prüfen.

Mitarbeiterschulung und Zugriffsverwaltung

Wie bei den meisten Compliance-Rahmenwerken hängt der Erfolg der HIPAA-Compliance stark vom menschlichen Faktor ab: vom Verständnis der Mitarbeiter für die Bedeutung der Compliance, der vollständigen Einhaltung der erforderlichen Sicherheitsverfahren usw.

Ein umfassendes Mitarbeiterschulungsprogramm sollte sowohl die regelmäßige HIPAA-Compliance als auch spezifische Sicherungsverfahren, Schulungen zur Reaktion auf Vorfälle und Verfahren zur Verweigerung und Gewährung des Datenzugriffs abdecken. Die Mitarbeiter sollten darin geschult werden, wie sie eine klare Dokumentation der Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit dem HIPAA führen können, und alle Schulungsaktivitäten innerhalb des Unternehmens müssen ebenfalls gründlich dokumentiert werden.

Anforderungen an den Prüfpfad

Wo wir gerade von Dokumentation sprechen, dürfen wir die detaillierten Prüfprotokolle nicht vergessen, die für die Einhaltung des HIPAA und die Sicherheitsüberwachung unerlässlich sind. Es gibt eine große Anzahl von Parametern, die ein Prüfprotokoll überwachen sollte, darunter:

• Sicherheitsvorfälle und Reaktionen darauf.
• Aktivitäten zur Datenwiederherstellung.
• Regelmäßige Systemprüfungen und Wartungsprozesse.
• Änderungen an Sicherungskonfigurationen.
• Systemänderungen oder -aktualisierungen.
• Erfolgreiche oder fehlgeschlagene Sicherungsversuche.
• Jedes einzelne Ereignis des Zugriffs auf gesicherte Daten.

Verfahren zur Risikobewertung

Ein weiteres wichtiges Thema im Zusammenhang mit Sicherungsplänen ist die Risikobewertung. Regelmäßige Risikobewertungen tragen dazu bei, dass die bestehende Sicherungsumgebung konform und effektiv bleibt.

Die Risikobewertung selbst ist ein komplexer Prozess, bei dem die Wirksamkeit der aktuellen Sicherheitsmaßnahmen bewertet und die Einhaltung der HIPAA-Anforderungen überprüft wird. Sie sollte auch in der Lage sein, potenzielle Bedrohungen für die Datensicherheit zu erkennen und die Auswirkungen potenzieller Systemausfälle zu bewerten.

Alle Ergebnisse zum Thema Risikobewertung sollten zusammen mit ihren potenziellen Lösungen gründlich dokumentiert werden. Wenn möglich, ist es am besten, für jedes einzelne Risiko einen Aktionsplan zu erstellen. Die Risikobewertung selbst ist am effektivsten, wenn sie regelmäßig durchgeführt wird.

Die Umsetzung eines HIPAA-konformen Plans ist ein fortlaufender Prozess und kann nicht einmalig eingerichtet und dann vergessen werden. Es handelt sich um ein komplexes Gebilde, das regelmäßig überprüft und aktualisiert werden muss, um effektiv und relevant zu bleiben. Alle Sicherungspläne sollten flexibel genug sein, um technologische Fortschritte und sich ändernde Vorschriften zu berücksichtigen, ohne dabei die strenge Einhaltung der HIPAA-Standards zu verlieren.

Welche Anforderungen stellt HIPAA an die Datenspeicherung?

Die Anforderungen der HIPAA an die Datenspeicherung stellen sicher, dass die Privatsphäre der Patienten geschützt wird, und implementieren gleichzeitig Systeme, die es ermöglichen, dass medizinische Unterlagen und damit zusammenhängende Informationen bei Bedarf verfügbar sind. Die betreffenden Anforderungen umfassen sowohl aktive als auch archivierte medizinische Daten sowie Sicherungskopien.

Datenspeicherfristen für HIPAA verstehen

Die Datenspeicherung im Rahmen der HIPAA besteht aus komplexen Anforderungen, die je nach regionalen Gesetzen und Art der erfassten Informationen unterschiedlich sind. Alle Gesundheitsorganisationen müssen diese Anforderungen mit äußerster Sorgfalt erfüllen und dabei auch ihre eigenen Ressourcenbeschränkungen und betrieblichen Anforderungen berücksichtigen.

Zu den häufigsten Aufbewahrungsanforderungen gehören:

• Aufbewahrung der Dokumentation von Richtlinien und Verfahren für sechs Jahre nach deren Außerkraftsetzung.
• Aufbewahrung von Schulungsunterlagen für sechs Jahre nach dem ersten Schulungstermin.
• Aufbewahrung von HIPAA-bezogenen Unterlagen für sechs Jahre ab dem letzten Gültigkeitsdatum.
• Zugriffsprotokolle und Aufzeichnungen über Sicherheitsvorfälle sechs Jahre nach ihrer Erstellung aufbewahren.
• BAAs (Business Associate Agreements) sechs Jahre nach Vertragsende aufbewahren.

Natürlich stellen diese Anforderungen nur das absolute Minimum dar und werden je nach den Umständen oft verfeinert oder erweitert. Zu diesen Umständen gehören spezifische Arten von Krankenakten, bundesstaatenspezifische Anforderungen mit längeren Aufbewahrungsfristen, Überlegungen zum Risikomanagement, Anforderungen der klinischen Forschung, Zwecke der Rechtsverteidigung und vieles mehr.

In Florida beispielsweise müssen Daten nach Ablauf des letzten Vertrags für Arztpraxen fünf Jahre und für Krankenhäuser sieben Jahre nach dem letzten Eintrag aufbewahrt werden. In anderen Bundesstaaten wie Michigan gilt eine einheitliche Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren für Krankenhäuser und Arztpraxen, während in Nevada für Arztpraxen und Krankenhäuser nur eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren gilt.

Aufbewahrungspflichten für geschützte Gesundheitsinformationen

Diese Anforderungen an die Datenspeicherung umfassen sowohl einen bestimmten Zeitraum, für den die Informationen aufbewahrt werden müssen, als auch eine Reihe besonderer Überlegungen, die für die Regeln zur Datenspeicherung gelten. Für jede Organisation im Gesundheitswesen ist es wichtig, bei der Planung der Umsetzung eines HIPAA-konformen Rahmens für die Datensicherung die Anforderungen an die Zugänglichkeit und die geltenden Sicherheitsanforderungen in Einklang zu bringen.

Die wichtigsten Aspekte der Aufbewahrung von geschützten Gesundheitsinformationen sind:

• Die oben genannte Mindestaufbewahrungsfrist (sechs Jahre) wird manchmal durch staatliche Gesetze mit längeren Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren oder mehr außer Kraft gesetzt.
• Pädiatrische Aufzeichnungen werden so lange aufbewahrt, bis der Patient volljährig ist, in den meisten Fällen sogar noch länger.
• Für Aufzeichnungen zur psychischen Gesundheit gelten oft gesonderte Aufbewahrungsanforderungen.
• Aufzeichnungen, die in Gerichtsverfahren verwendet werden, werden mindestens so lange aufbewahrt, bis der betreffende Fall abgeschlossen ist.
• Die Integrität elektronischer PHI muss während des gesamten Aufbewahrungszeitraums gewahrt bleiben.
• Zugriffskontrollen sollten ebenfalls während des gesamten Aufbewahrungszeitraums aktiv sein.
• Betroffene Organisationen müssen Methoden implementieren, um die Zerstörung oder Änderung von Daten ohne vorherige Genehmigung zu verhindern.

Es gibt auch eine Reihe von Anforderungen, die Organisationen während und nach der Umsetzung einer Aufbewahrungsrichtlinie befolgen sollten, wie z. B. eine gründliche Dokumentation der Aufbewahrungspläne für verschiedene Arten von Aufzeichnungen und die Implementierung von Systemen zur Verfolgung des Aufbewahrungszeitraums.

Für die Dauer des Aufbewahrungszeitraums sollten Verfahren zur Speichersicherheit festgelegt werden, und die Aufbewahrungszeiträume selbst sollten für alle Informationen sorgfältig überwacht werden. Die implementierten Sicherungssysteme sollten innerhalb der erforderlichen Aufbewahrungsfristen arbeiten können und gleichzeitig die Möglichkeit bieten, ältere Dateiformate bei Bedarf abzurufen und zu lesen.

Bevor bewährte Verfahren für HIPAA-konforme Datensicherungen besprochen werden, ist es wichtig, ein gutes Verständnis dafür zu haben, wie sich Aufbewahrungsanforderungen unter anderem auf Speicherlösungen und Sicherungsstrategien auswirken. Im nächsten Abschnitt werden eine Reihe praktischer Ansätze untersucht, um die erforderlichen Anforderungen zu erfüllen, ohne die allgemeine Betriebseffizienz zu beeinträchtigen.

Bewährte Verfahren für HIPAA-konforme Datensicherungen

Die Einhaltung der HIPAA-Anforderungen bei gleichzeitiger Gewährleistung der betrieblichen Effizienz einer Organisation kann für viele Organisationen eine erhebliche Herausforderung darstellen. Glücklicherweise können viele der schwierigsten Probleme und Risiken durch die Umsetzung mehrerer bewährter Best Practices der Datensicherungsbranche für Compliance-Umgebungen gemildert werden. Der Sinn dieser Best Practices besteht darin, Unternehmen dabei zu unterstützen, über die Mindestanforderungen hinauszugehen, um eine zuverlässige und flexible Sicherungsumgebung zu schaffen.

Datenverschlüsselung und sichere Speicherung

Die Datenverschlüsselung ist eines der grundlegenden Elemente der Sicherungssicherheit im Allgemeinen, wenn auch in Compliance-Umgebungen in weitaus geringerem Maße. In modernen Gesundheitseinrichtungen sind umfassende Verschlüsselungsstrategien erforderlich, um medizinische Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus zu schützen.

Die gängigsten Verschlüsselungsverfahren sind:

• AES-256-Verschlüsselung oder höher für gespeicherte Informationen.
• TLS 1.2 oder höher für Daten während der Übertragung.
• Sichere Schlüsselverwaltungsprotokolle.
• Regelmäßige Aktualisierung der Sicherheitsprotokolle.
• Sichere Richtlinien für die Schlüsselrotation
• Unternehmensweite Verschlüsselung für alle Speicherorte und -medien
• Regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit von Verschlüsselungsalgorithmen

Richtlinien für die Häufigkeit von sicherungen und die aufbewahrung

Die richtige Häufigkeit für Sicherungen zu finden, ist ein heikles Gleichgewicht zwischen Datenschutz und betrieblicher Effizienz. Die Anforderungen jedes Unternehmens sollten zusammen mit den bestehenden HIPAA-Compliance-Regeln berücksichtigt werden, um die bestmögliche Option für jede Situation zu finden.

Die wichtigsten Elemente der Planung von Sicherungen sind:

• Tägliche inkrementelle Sicherungen aller ePHI.
• Wöchentliche vollständige Sicherungen aller kritischen Umgebungen.
• Monatliche Archivierungsprozesse für die langfristige Aufbewahrung.
• Echtzeit-Replikation kritischer Systeme.
• Gründliche Dokumentation aller Sicherungszeitpläne mit Begründung für jede einzelne Kategorie.
• Regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit der Sicherung.

Es sollte auch beachtet werden, dass die Sicherungshäufigkeit auch auf der Grundlage von Datenänderungsraten oder anderen wichtigen Parametern angepasst werden kann.

Notfallwiederherstellungsplanung

Das Hauptziel eines Notfallwiederherstellungsplans in jeder Umgebung ist die Sicherstellung der Geschäftskontinuität. Er kann jedoch auch dazu verwendet werden, dieses Ziel mit anderen wichtigen Aufgaben in Einklang zu bringen, wie z. B. der Einhaltung des HIPAA in Notfällen. Bei der Notfallwiederherstellungsplanung müssen viele verschiedene Szenarien berücksichtigt werden, um eine klare und umsetzbare Reihe von Verfahren bereitzustellen, die in jeder Situation befolgt werden können.

Wesentliche Bestandteile des Notfallwiederherstellungsplanungsprozesses sind:

• Gründliche Kommunikationsprotokolle bei Notfällen.
• Detaillierte Dokumentation der Wiederherstellungszeitziele
• Ermittlung alternativer Verarbeitungsmöglichkeiten
• Detaillierte Wiederherstellungsverfahren für verschiedene Szenarien
• Pläne für den Betrieb im Notfallmodus
• Ressourcenzuweisung in Notfallsituationen
• Regelmäßige Tests des Wiederherstellungsprozesses

Regelmäßige Tests von Sicherungssystemen

Wie bereits erwähnt, sind regelmäßige Tests von Sicherungs- und Wiederherstellungssystemen ein wichtiger Eckpfeiler der Notfallwiederherstellung, aber auch für sich genommen wichtig. Ein systematischer Testansatz ist eine der bequemsten Möglichkeiten, alle Arten von Problemen zu identifizieren und zu beheben, bevor sie sich negativ auf die Organisation auswirken können.

Die meisten Testverfahren umfassen die folgenden Prozesse:

• Monatliche Testwiederherstellungen von zufällig ausgewählten Dateien.
• Vierteljährliche vollständige Systemwiederherstellungsprozesse.
• Jährliche Simulationen der Notfallwiederherstellung.
• Gegebenenfalls Validierung der Integrität wiederhergestellter Daten.
• Regelmäßige Tests des Speicherorts von Sicherungen.
• Gründliche Dokumentation aller vorhandenen Testergebnisse.
• Umsetzung von Verbesserungen, die sich aus den Testergebnissen ergeben.

Zusammenarbeit mit HIPAA-konformen Anbietern

Die Auswahl eines bestimmten Anbieters für die Datensicherung unter Berücksichtigung der HIPAA-Konformität kann aufgrund der vielen Faktoren, die bewertet werden müssen, ebenfalls eine relativ große Herausforderung darstellen. Die von Ihnen gewählte Sicherungslösung muss den Bedürfnissen und betrieblichen Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen und gleichzeitig bestätigen, dass die gewählte Lösung in der Lage ist, die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen wie HIPAA zu gewährleisten. Es liegt an jeder Organisation im Gesundheitswesen sicherzustellen, dass auch ihre Partner die Vorschriften einhalten und ihre Abläufe sicher sind.

Zu den wichtigsten Verfahren im Lieferantenmanagement sollten folgende Punkte gehören:

• Gründliche Sicherheitsbewertungen der Lieferanten.
• Regelmäßige Compliance-Prüfungen.
• Klar definierte Service-Level-Vereinbarungen.
• Detaillierte Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle.
• Regelmäßige Überprüfung der System-Sicherheitsberichte.
• Laufende Überwachung der Lieferantenleistung.
• Einrichtung flexibler Kommunikationsprotokolle.

Reaktion auf Vorfälle und Berichterstattung

Während sich die Notfallwiederherstellung in erster Linie auf die Geschäftskontinuität bei Ereignissen konzentriert, die die gesamte Umgebung stören, befasst sich die Reaktion auf Vorfälle mit Datenschutzverletzungen und Sicherheitsereignissen, die nur Sicherungssysteme betreffen. In solchen Situationen ist auch ein solides Rahmenwerk für die Reaktion auf Vorfälle erforderlich, das eine ordnungsgemäße Berichterstattung und Behandlung aller Arten von sicherheitsrelevanten Ereignissen gewährleistet.

Zu den Schlüsselkomponenten eines starken Rahmens für die Reaktion auf Vorfälle sollten gehören:

• Identifizierung und Klassifizierung von Sicherheitsvorfällen.
• Klare und umsetzbare Protokolle zur Feststellung von Verstößen und zur Benachrichtigung aller erforderlichen Parteien.
• Festgelegte Fristen für die rechtzeitige Meldung von Verstößen an das Department of Health and Human Services, wie gesetzlich vorgeschrieben (innerhalb von 60 Tagen).
• Feststellung des Umfangs und der Auswirkungen jedes Vorfalls.
• Rahmenbedingungen zur Einhaltung der Patientenbenachrichtigungsanforderungen, falls zutreffend.
• Dokumentationsstandards für Sicherheitsvorfälle.
• Detaillierte Verfahren zur Beweissicherung, falls zutreffend.

Diese bewährten Verfahren bilden eine solide Grundlage für die Einhaltung der HIPAA-Vorschriften, aber die Risiken einer Nichteinhaltung können nicht vollständig ausgeschlossen werden, was Organisationen gründlich verstehen sollten. Im folgenden Abschnitt werden die Folgen einer Nichteinhaltung der HIPAA-Anforderungen für die Sicherung von Systemen untersucht und es wird erläutert, wie solche Situationen vermieden werden können.

Welche Risiken birgt die Nichteinhaltung der HIPAA-Anforderungen für die Sicherung?

Es ist zwar wichtig, alle Vorschriften zu kennen, die aus Compliance-Rahmenwerken wie HIPAA stammen, aber es ist ebenso wichtig, die Folgen einer Nichteinhaltung dieser Vorschriften zu kennen. Sofortige Geldstrafen sind nur ein Bruchteil der Gesamtauswirkungen, die die Organisation langfristig zu tragen haben wird.

Folgen von Datenschutzverletzungen und Nichteinhaltung

Die Folgen eines Verstoßes gegen das HIPAA können schwerwiegend und weitreichend sein und jeden wichtigen Aspekt der Betriebsabläufe einer Gesundheitseinrichtung betreffen. Die offensichtlichste Folge eines Verstoßes ist die Geldstrafe, die zwischen 100 $ und 50.000 $ für jeden Verstoß (oder pro Datensatz) liegt. Weniger offensichtlich, aber weitreichender ist der Verlust des Vertrauens der Patienten in die Gesundheitseinrichtung.

Darüber hinaus können vorsätzliche Verstöße gegen den Compliance-Rahmen zu Strafanzeigen gegen die Organisation führen. Außerdem muss die Organisation dann mit Korrekturmaßnahmenplänen, erhöhten Aufsichts- und Prüfungsanforderungen sowie Betriebsunterbrechungen während der Untersuchungen rechnen. Auch Zivilklagen sind möglich, die zur Verhängung von Schadensersatzzahlungen führen können und, ob gewonnen oder verloren, hohe Rechtskosten verursachen.

Rechtliche Anforderungen und HIPAA-Vorschriften

Der rechtliche Rahmen der HIPAA-Compliance ist anspruchsvoll und ändert sich ständig. Dennoch müssen Unternehmen alle modernen Anforderungen verstehen, um Verstöße zu vermeiden und ordnungsgemäße Sicherungsverfahren aufrechtzuerhalten. Um dieses Thema so weit wie möglich zu vereinfachen, können wir die zu behandelnden Themen in mehrere Kategorien einteilen:

• Bundesweite HIPAA-Anforderungen – dazu gehören die Einhaltung der Sicherheitsregel, die Einhaltung der Datenschutzregel, die Bestimmungen der Durchsetzungsregel, die Verpflichtungen der Melderegel bei Verstößen und vieles mehr.
• Länderspezifische Anforderungen – dazu gehören zusätzliche Datenschutzgesetze, verlängerte Aufbewahrungsfristen, länderspezifische Strafen und strengere Meldepflichten.
• Dokumentationsanforderungen – wie z. B. Aufzeichnungen zur Risikobewertung, schriftliche Compliance-Richtlinien, Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle und Unterlagen zur Mitarbeiterschulung.
• Erwägungen zur Durchsetzung – einschließlich Compliance-Überprüfungen, Pläne für Korrekturmaßnahmen, regelmäßige OCR-Audits, Untersuchungen von Beschwerden und vieles mehr.

Organisationen im Gesundheitswesen müssen sorgfältig abwägen, wie sich diese gesetzlichen Anforderungen und Compliance-Risiken auf ihre Wahl eines Backup-Dienstleisters für HIPAA-Compliance-Zwecke auswirken. Apropos Sicherungslösungen: Als Nächstes untersuchen wir die Auswahl einer geeigneten Cloud-Sicherungslösung für die Einhaltung von Vorschriften.

Wie wählt man die richtige HIPAA-konforme Cloud-Backup-Lösung aus?

Da Gesundheitsorganisationen ihre Ansätze für den Patientenservice modernisieren, gibt es viele Beispiele für Unternehmen, die von lokalen Backup-Lösungen abrücken und stattdessen Cloud-basierte Alternativen wählen. Diese Art von Veränderung ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen: die Zunahme der Menge an ePHI, die Notwendigkeit, Speicherlösungen regelmäßig zu erweitern, und all die Vorteile von verwalteten Compliance-Funktionen.

Cloud-Backup-Lösungen sind in letzter Zeit im Gesundheitswesen besonders attraktiv geworden, da sie die Sicherungsvorgänge optimieren, den Verwaltungsaufwand reduzieren und gleichzeitig die HIPAA-Konformität gewährleisten können.

Die Auswahl einer Cloud-Backup-Lösung für Gesundheitsdaten erfordert eine sorgfältige Bewertung der Compliance-Funktionen und technischen Optionen jedes Softwarepakets. Organisationen müssen sicherstellen, dass die gewählte Lösung die HIPAA-Anforderungen erfüllt und gleichzeitig eine Reihe schneller und zuverlässiger Sicherungsfunktionen bietet.

Bei der Auswahl einer Cloud-Backup-Lösung zu berücksichtigende Faktoren

Die Auswahl HIPAA-konformer Cloud-Backup-Lösungen erfordert die Berücksichtigung vieler betrieblicher und technischer Faktoren. Viele dieser Optionen und Faktoren sind aufgrund der einzigartigen Natur sowohl der medizinischen Branche als auch der für das Unternehmen geltenden Compliance-Rahmenbedingungen erforderlich.

Wir empfehlen, bei der Auswahl einer zukünftigen Cloud-Backup-Lösung Folgendes zu berücksichtigen:

• Speicherkapazität und Skalierbarkeit.
• Kostenstruktur und Gesamtbetriebskosten.
• RTOs und RPOs.
• Sicherheitsmerkmale und Verschlüsselungsstärke.
• Compliance-Berichterstattungs- und Prüfungsfunktionen.
• Geografische Redundanzfunktionen.
• Verfügbarkeit des technischen Supports und durchschnittliche Reaktionszeiten.
• Zugriffskontrollmechanismen und Authentifizierungsmethoden.
• Optionen für die Häufigkeit von Sicherungen und Automatisierungsfunktionen usw.

Bewertung HIPAA-konformer Cloud-Anbieter

Neben der technischen Seite von Cloud-Backup-Lösungen sind sowohl die Compliance-Expertise des Anbieters als auch sein Engagement für die Sicherheit von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige Merkmale eines Anbieters von Cloud-Backup-Lösungen, die in diesem Zusammenhang bewertet werden sollten:

• Unabhängige Sicherheitsspezifikationen wie ISO 27001 oder SOC 2.
• Bereitschaft zur Unterzeichnung einer umfassenden BAA.
• Sicherheitsmaßnahmen im Rechenzentrum.
• HIPAA-Compliance in der Vergangenheit.
• Verfahren zur Meldung von Datenschutzverletzungen.
• Finanzielle Stabilität.
• Kundenreferenzen.
• Transparenz im Betrieb.
• Ruf in der Branche.

Vorteile der Verwendung HIPAA-konformer Cloud-Lösungen

Die Vorteile einer ordnungsgemäßen HIPAA-konformen Cloud-Backup-Lösung überwiegen den Aufwand, der für die Bewertung und Implementierung der betreffenden Lösung erforderlich ist. Viele dieser Vorteile ergeben sich aus der Cloud-basierten Natur der Software, die insbesondere im Gesundheitswesen oft die Vorteile herkömmlicher lokaler Lösungen übertrifft.

Die Skalierbarkeit in Bezug auf Speicheroptionen ist ein offensichtlicher Vorteil, ebenso wie die regelmäßigen Sicherheitsupdates oder Patches. Automatisierte Sicherungsprozesse reduzieren die Möglichkeit menschlicher Fehler, regelmäßige Tests und Verifizierungen stellen die Integrität der gesicherten Daten sicher und automatisierte Compliance-Berichte reduzieren die Belastung der Mitarbeiter durch manuelle, zeitaufwändige Prozesse.

Die Cloud-basierte Natur senkt die Gesamtkosten für die Wartung der Infrastruktur, während die geografische Verteilung der Sicherungen deren Redundanz im Falle massiver Naturkatastrophen oder anderer großflächiger Störungen des Geschäftsbetriebs verbessert. Die Möglichkeit, professionelle Sicherheitsüberwachungsfunktionen bereitzustellen, vereinfacht das Sicherheitsmanagement großer Umgebungen erheblich, und Compliance-Prüfungen können mit viel weniger Problemen bei den vereinfachten Prüfungsvorbereitungen, die eine solche Software bieten kann, bestanden werden.

Bacula Enterprise

Bacula Enterprise ist ein hervorragendes Beispiel für eine leistungsstarke und HIPAA-konforme Sicherungslösung, die sich mit verschiedenen Cloud-Diensten verbinden lässt. Bacula bietet umfangreiche Verschlüsselungsfunktionen, flexible Zugriffskontrollen mit RBAC-Unterstützung, reaktionsschnelle Datenintegritäts- und Sicherungsverifizierungsfunktionen, anpassbare Sicherungsrichtlinien und viele weitere Optionen zur Auswahl. Bacula Enterprise kann Organisationen dabei helfen, alle technischen Anforderungen und Sicherheitsvorkehrungen des HIPAA in Bezug auf Vertraulichkeit, Integrität und Datenschutz zu erfüllen.

Abschließend möchten wir noch einmal betonen, dass die Backup-Umgebung in die allgemeine HIPAA-Compliance-Strategie eines Unternehmens passen muss, was eine sorgfältige Abwägung der verschiedenen Funktionen und Fähigkeiten erfordert. Im letzten Abschnitt fassen wir die wichtigsten Punkte des Artikels zusammen, einschließlich Empfehlungen zur Aufrechterhaltung der kontinuierlichen Einhaltung der HIPAA-Anforderungen für Sicherungen.

Schlussfolgerung

Organisationen im Gesundheitswesen haben häufig Schwierigkeiten, die HIPAA-Compliance aufrechtzuerhalten, ohne ihre Datensicherungsvorgänge und Systemverfahren zu unterbrechen. Die Compliance-Anforderungen des HIPAA sind komplex und die Strafen bei Nichteinhaltung können schwerwiegend sein. Darüber hinaus entwickelt sich die technologische Landschaft ständig weiter. Durch sorgfältige Planung und Umsetzung können jedoch Compliance und Leistung in Einklang gebracht werden. Mit den richtigen Strategien können Organisationen schnelle und sichere Sicherungsumgebungen schaffen, die auch über starke Compliance-Funktionen verfügen.

Es ist wichtig, das Thema HIPAA nicht als einmaligen Prozess zu betrachten, sondern HIPAA als eine fortlaufende und kontinuierliche Aufgabe zu behandeln. Alle Compliance-Verfahren sollten regelmäßig überprüft, entsprechend aktualisiert und an neuere Technologien und Bedrohungen in der Branche angepasst werden. Diese sorgfältige Prüfung ist eine praktische Notwendigkeit, um die HIPAA-Konformität zu gewährleisten.

Da sich die Technologien im Gesundheitswesen ständig weiterentwickeln, müssen Organisationen mit den Änderungen der HIPAA-Anforderungen Schritt halten und gleichzeitig ihre Systeme zur Sicherung von Daten aufrechterhalten und aktualisieren. Eine klare Dokumentation, die Zusammenarbeit mit erfahrenen Anbietern und regelmäßige Überprüfungen aller Sicherheitsverfahren können für die Einhaltung der Vorschriften und den Schutz sensibler Patientendaten von entscheidender Bedeutung sein.

FAQ

Was ist die Mindestaufbewahrungsfrist für HIPAA?

Sechs Jahre ist der grundlegende Zeitrahmen für die meisten HIPAA-bezogenen Aufbewahrungsvorschriften. Es gibt jedoch viele Beispiele für spezifische Landesgesetze, die einen anderen Aufbewahrungszeitraum vorschreiben und den Gesamtzeitraum auf zehn Jahre oder sogar mehr verlängern. In einer anderen häufigen Situation müssen bestimmte Aufzeichnungen aufbewahrt werden, bis der Patient volljährig ist, zuzüglich einer Reihe zusätzlicher Jahre, die durch Landesgesetze oder andere Vorschriften festgelegt sind.

Können wir öffentliche Cloud-Speicher für PHI-Sicherungen verwenden?

Aus technischen Gründen kann ein öffentlicher Cloud-Speicher als Speicherziel für PHI-Sicherungen verwendet werden, aber die betreffende Plattform muss dennoch alle erforderlichen HIPAA-Anforderungen erfüllen. Die häufigsten Beispiele für diese Anforderungen sind Audit-Protokollierung, detaillierte Zugriffskontrollen, angemessene Verschlüsselung, physische Sicherheitsanforderungen, Bereitschaft zur Unterzeichnung einer BAA usw.

Wie messen wir die Effektivität des Sicherungssystems?

Es gibt viele verschiedene Metriken, mit denen sich die Effektivität von Sicherungsumgebungen und deren Prozessen messen lässt. RTOs und RPOs sind naheliegende Optionen, und auch Faktoren wie die Benutzerzufriedenheit oder die Erfolgsquote bei Sicherungsvorgängen können als Nachweis für die Effektivität herangezogen werden. Statistiken zur Systemverfügbarkeit, Ergebnisse regelmäßiger Wiederherstellungstests und die Effektivität der Reaktion auf Vorfälle sind weitere mögliche Metriken, mit denen sich der Erfolg von Sicherungsumgebungen bewerten lässt.