Guía de copia de seguridad de Google Workspace: Ventajas, soluciones y tipos

Introducción a Google Workspace

Google Workspace es la última iteración de la colección de productos de Google, anteriormente conocidos como G Suite y Google Apps. Google Workspace incluye productos como:

• Chatear
• Reunirse
• Gmail
• Contactos
• Corrientes
• Calendario
• Conducir
• Editores de Google Docs
• Aula (en la edición educativa)

Es cierto que la mayoría de estos servicios y productos ya están disponibles de forma gratuita para todas las cuentas de Google, pero también hay funciones que son exclusivas de Google Workspace, como los dominios personalizados, la capacidad de almacenamiento ilimitada de Google Drive, el servicio de atención al cliente avanzado y una serie de ajustes administrativos diferentes.

Además, las cuentas de Google Workspace no tienen anuncios ni se utilizan con fines publicitarios en absoluto, y también existe la posibilidad de ajustar con precisión una serie de parámetros de privacidad y seguridad para estas cuentas. Sin embargo, Google Workspace tiene un gran problema: las copias de seguridad de los datos. La plataforma en sí es segura, pero no tiene forma de restaurar sus datos después de que se hayan perdido o corrompido, ya sea tras un ataque de malware, un error humano, una amenaza interna o incluso un error de sincronización.

Razones para realizar copias de seguridad de Google Workspace

Este problema en particular es tan notorio que el propio Google recomienda recurrir a soluciones de copia de seguridad de terceros para controlar los datos, y tiene un párrafo aparte en sus Condiciones de servicio que afirma que no se hacen responsables de ninguna pérdida de datos, pérdida de beneficios o cualquier tipo de daño a la empresa en general.

He aquí diez razones diferentes por las que es necesario crear copias de seguridad de los datos de Google Workspace:

1. El desastre potencial con los clientes de sincronización es siempre una amenaza, ya que el ransomware puede afectar a su dispositivo de sobremesa, y el cliente de sincronización transferiría inmediatamente los archivos infectados al servicio en la nube, infectando en consecuencia su almacenamiento en la nube. Restaurar una copia de seguridad sería más o menos la única forma posible de reemplazar estos datos.
2. El propio Google permite iniciar sesión en varios dispositivos al mismo tiempo, y Workspace no es una excepción. La advertencia obvia aquí es que un solo dispositivo robado significa un riesgo de seguridad masivo para todo el sistema, desde ransomware hasta el borrado completo de datos críticos. Un proceso completo de restauración de copias de seguridad es la única forma de que una empresa recupere sus datos y, en algunos casos, incluso sobreviva a algo así.
3. Tanto las adquisiciones como las fusiones suponen un reto desde el punto de vista de la seguridad, ya que es mucho más fácil utilizar simplemente los datos de las copias de seguridad para la migración en lugar de extraerlos y migrarlos directamente desde el sistema Google Workspace.
4. El ransomware no es un tema nuevo en este ámbito y, sin embargo, sigue siendo un problema importante para casi cualquier organización: un tipo de software malicioso capaz de cifrar sus datos con el propósito de exigir una suma de dinero (rescate) a cambio de una clave de descifrado. Hay muchas formas diferentes de ser vulnerable al ransomware, siendo una de las más comunes un correo electrónico infectado. Todo ataque de ransomware puede tener consecuencias alarmantes para una organización en forma de borrado de datos críticos, y las soluciones de copia de seguridad son el último recurso y el método más fiable para contrarrestarlo.
5. Prácticamente todas las aplicaciones de terceros añadidas a su sistema Google Workplace tienen la posibilidad de crear puertas de acceso a su sistema para actividades delictivas potencialmente desastrosas. Se trata de un problema mucho más común de lo que parece, y hay muchas aplicaciones de las que se puede abusar para acceder a datos críticos de la empresa.
6. No todos los incidentes de eliminación de datos tienen por qué ser malintencionados: existen muchos ejemplos de sobrescritura accidental de datos que provocan la sustitución o eliminación de datos importantes sin intención maliciosa alguna. Este problema es especialmente relevante para Google Workspace como espacio compartido que permite a sus usuarios acceder a archivos todos al mismo tiempo.
7. Google dispone de dos herramientas distintas para la protección de datos: Google Takeout y Google Vault. Google Takeout es una herramienta bastante limitada que puede descargar datos de las aplicaciones de Google con un límite de 50 Gb por descarga única y no puede abarcar las carpetas compartidas. Google Vault es una herramienta de archivo que permite a los administradores de TI conservar datos, guardarlos o exportarlos, pero tampoco crea una copia separada de los datos para todos estos fines, lo que significa que una vez que los datos se eliminen de Google Drive, también se eliminarán de Google Vault. Ambas medidas de seguridad de datos están muy lejos de ser una solución de seguridad de datos adecuada y tienen muchas limitaciones.
8. Los asuntos legales y de cumplimiento de normativas también son bastante relevantes en este contexto, y utilizar Google Vault para estos fines podría no ser suficiente para un almacenamiento o protección de datos adecuados, ya que los datos de Google Vault se eliminan tras un determinado periodo de tiempo. Por ello, disponer de un sistema de copias de seguridad independiente es mucho más eficaz para este fin.
9. Depender de una o varias aplicaciones SaaS es algo relativamente normal para las empresas hoy en día, pero todos estos servicios funcionan bajo el supuesto de que estos servidores permanecen en línea para siempre. Desgraciadamente, no es así, y una sola interrupción puede corromper o borrar muchos datos si no se ha establecido de antemano un sistema de copias de seguridad adecuado.
10. Algunas aplicaciones pueden incluso sobrescribir varios datos ‘entre bastidores’, y es muy posible que ni siquiera se dé cuenta de ello antes de acceder a dichos datos, lo que dificulta mucho más el proceso de restauración sin una solución de copia de seguridad de terceros adecuada.

Ejemplos de soluciones de copia de seguridad de Google Workspace

Existen bastantes soluciones de copia de seguridad diferentes que funcionan con los datos de Google Workspace (G Suite). Todas estas soluciones pueden separarse en dos categorías distintas: las que son autoalojadas y las que funcionan como servicios en la nube propiamente dichos. Vale la pena mencionar que la lista a continuación va a incluir tanto las soluciones que se construyen exclusivamente por el bien de la creación de copias de seguridad de Google Workspace, así como grandes soluciones de copia de seguridad multifuncionales que también tienen soporte para los datos de Google Workspace.

Copias de seguridad en la nube

Como tal, vamos a empezar con los servicios de copia de seguridad en la nube:

• Backupify

Backupify es un servicio de copias de seguridad tanto para Microsoft 365 como para Google Workspace creado por Datto, una empresa estadounidense de ciberseguridad. Backupify ofrece copias de seguridad automatizadas varias veces al día, compatibilidad con datos de Google Drive, Calendar, Contactos y Gmail, y un rápido proceso de configuración. Backupify cuenta con un estrangulamiento inteligente de la API que le permite ofrecer el mejor rendimiento a la hora de exportar los datos de Google, y también dispone de varias variantes de restauración, tanto completa como granular. Backupfy ofrece a sus usuarios un control total de sus datos sin costes de licencia innecesarios y una amplia escalabilidad.

El modelo de distribución de Backupify es bastante sencillo: el precio se calcula por usuario único y puede facturarse mensual o anualmente. Sin embargo, el precio exacto no se publica por adelantado, lo que significa que cada usuario potencial tendría que ir a una página específica y rellenar un formulario relativamente corto para solicitar información sobre el precio en primer lugar.

• Spanning

Spanning Cloud Apps es un conocido proveedor de software para organizaciones SaaS en el ámbito de las operaciones de copia de seguridad y recuperación. Su principal foco de operaciones son los datos de Microsoft 365 y Google Workspace, y su solución Google Backup es una de las soluciones de copia de seguridad mejor valoradas en Google Workspace Marketplace, ya que ofrece una solución de copia de seguridad y recuperación versátil y fácil de usar que sería útil tanto para los usuarios finales como para los administradores de TI. Spanning ofrece copias de seguridad diarias para un buen número de aplicaciones de Google, como Gmail, Drive, Contactos, etc. También hay un montón de funciones adicionales útiles; como la recuperación granular, la restauración puntual, los registros de auditoría inmutables, las políticas de retención de correo electrónico, etc.

El modelo de precios de Spanning es bastante típico de este espacio, calculando el precio final en función del número de futuros usuarios con la posibilidad de pagar mensual o anualmente – y también hay una prueba gratuita limitada disponible para los usuarios potenciales. Sin embargo, el sitio web de Spanning no tiene una página dedicada a «Precios» a la que sea fácil acceder, y llegar a la página «Solicitar presupuesto» no es tan sencillo como con algunos de sus competidores -aunque la página en sí es relativamente estándar y requiere rellenar un breve formulario antes de poder solicitar un precio para su caso concreto.

• Afi.ai

Afi.ai es un servicio de protección de datos que se creó ante todo para trabajar con fuentes de datos en la nube y también se considera una de las soluciones más rápidas del mercado para el software de copia de seguridad de Microsoft 365/Google Workspace. Afi.ai cuenta con diversas funciones, muchas de ellas exclusivas de esta única solución, como la búsqueda de texto completo en Gmail, el autoetiquetado de puntos de recuperación y la gestión inteligente de la API de G Suite (para evitar cuellos de botella y límites de llamadas a la API). Al parecer, cuenta con detección temprana de ataques de ransomware y también es una solución fácil de automatizar, fácil de gestionar y fácil de controlar el acceso, con alertas instantáneas para el administrador, funciones personalizadas para el operador de copias de seguridad y gestión de la programación de las copias de seguridad de acuerdo con sus SLA, así como muchas otras funciones.

Afi.ai dispone de una página de «Precios» muy clara en su sitio web, con diferentes planes claramente esbozados y separados entre sí. Puesto que estamos hablando de copias de seguridad de Google Workspace, Afi.ai SaaS Backup es lo relevante aquí – tiene (en el momento de escribir esto) un precio base de 3 dólares al mes por usuario con un límite inferior de cinco usuarios por pedido, aunque es posible que el precio cambie después de solicitar un presupuesto personal para su empresa. Ese mismo plan también puede pagarse de forma anual, siendo 36 dólares al año por usuario el precio base para este caso.

• Cloudally

Cloudally se fundó en 2011 y se considera una de las ofertas de copia de seguridad de nube a nube más antiguas del mercado, centrando sus esfuerzos principalmente en Google Apps y Salesforce, y también consiguió estrenar la primera copia de seguridad comercial de Microsoft 365 en 2014 (denominada Microsoft Office 365 en aquel momento). La empresa ha seguido expandiéndose desde entonces, y ahora también ofrece un servicio de copia de seguridad de Google Workspace, con recuperación granular, recuperabilidad reforzada y prácticamente todas las fuentes de datos de Workspace cubiertas: Gmail, Contactos, Calendarios, Unidades compartidas, Tareas e incluso metadatos. La solución también facilita el control de sus datos con una gestión centralizada y otras funciones que facilitan el cumplimiento de la normativa y la realización de auditorías.

El enfoque de Cloudally con respecto a los precios es interesante, ya que es la única solución de esta lista que ofrece tanto precios por usuario como por almacenamiento. Si bien es cierto que los precios por almacenamiento sólo están disponibles específicamente para el contenido de las unidades compartidas, sigue siendo bastante inusual que una copia de seguridad en la nube en este ámbito tenga precios basados en el tráfico. Este plan de precios concreto es de 3 dólares por 10 GB de datos al mes o 30 dólares al año. El otro plan de precios se calcula en función del número total de usuarios, a partir de 3 dólares por usuario al mes (o 30 dólares al año), aunque el precio en sí está sujeto a cambios, especialmente si se trata de una empresa que solicita un presupuesto personal.

• SysCloud

SysCloud es otra solución centrada principalmente en servicios y apps SaaS, que proporciona cobertura de copia de seguridad y recuperación para Google Workspace y Microsoft 365. Comenzó como una solución de migración de datos para Google Workspace en 2013 y evolucionó múltiples veces desde entonces para ofrecer una solución rica en funciones para las copias de seguridad de Google Workspace, con protección contra ransomware, cobertura de todas las apps necesarias de Google (incluida Google Classroom), automatización de las copias de seguridad y mucho más. SysCloud proporciona una visibilidad completa de las copias de seguridad de Google Workspace y, al mismo tiempo, ofrece funciones de recuperación puntual, búsqueda exhaustiva de datos, varias funciones de exportación de datos de Gmail, Calendar, Contactos y Google Drive, así como muchas otras características.

SysCloud es bastante sencillo en lo que respecta a los precios: hay una versión de prueba gratuita, y también hay una separación bastante clara de cada categoría de aplicaciones soportadas: Google Workspace, M365, Slack, etc. También hay varias columnas para tipos específicos de organizaciones, ya sean organizaciones sin ánimo de lucro, institutos educativos y otros. Una copia de seguridad de Google Workspace tiene un precio de 4 $ por usuario al mes o 38 $ por usuario al año, y cada usuario es libre de añadir otras posibles aplicaciones de las que realizar copias de seguridad, así como una serie de funciones adicionales (si están disponibles para el tipo de aplicación elegido).

Copias de seguridad autoalojadas

Ahora que hemos mostrado una serie de diferentes servicios de copia de seguridad en la nube para Google Workspace, sería apropiado hablar también de las plataformas y soluciones de software autoalojadas:

• CubeBackup

CubeBackup es una plataforma de copia de seguridad autoalojada que centra sus esfuerzos en Microsoft 365 y Google Workspace como sus dos objetivos principales. Se puede implementar en las instalaciones o en la nube, y puede guardar datos en muchas ubicaciones de almacenamiento diferentes, como Google Cloud Storage, S3 Storage, NAS, disco local, Azure Blob, etc. Cubre los datos de Calendar, Gmail, Contactos, Google Drive y unidades compartidas, con la posibilidad de automatizar las copias de seguridad para que se realicen cada hora. Dispone de una política de retención granular, cifrado de datos para las copias de seguridad y las transferencias de datos, sin límites en el historial de versiones, varios tipos de copias de seguridad, etc.

• Vembu Backup & Disaster Recovery

Vembu BDR es la primera copia de seguridad de esta lista que no se centra únicamente en la gestión de datos de Google Workspace/Microsoft 365. Vembu existe desde 2002, y consiguió convertirse rápidamente en una de las soluciones de copia de seguridad más renombradas del mercado, ofreciendo capacidades de copia de seguridad y recuperación a una multitud de ubicaciones y aplicaciones diferentes: desde sistemas Windows y Linux a máquinas virtuales Hyper-V, cargas de trabajo en la nube AWS e incluso aplicaciones SaaS como Google Workspace/Microsoft 365.

Técnicamente hablando, Vembu puede considerarse tanto un servicio de copia de seguridad en la nube como una solución de copia de seguridad autoalojada, ya que cuenta con dos productos principales: BDR Suite y BDR Cloud. BDR Suite es su solución estándar multifuncional de copia de seguridad autoalojada con una montaña de casos de uso, y BDR Cloud es la versión de Vembu de una solución de copia de seguridad en la nube para aplicaciones, servidores, bases de datos y ofertas SaaS. Ambas aplicaciones ofrecen capacidades de copia de seguridad de Google Workspace, que cubren una variedad de aplicaciones de Google y sus datos – y BDR Cloud también tiene varias características adicionales para este caso de uso específico, incluyendo la restauración granular, la automatización/programación de copias de seguridad, así como una impresionante escalabilidad e informes fiables.

• Druva

Druva es una solución de protección de datos basada en SaaS que ofrece una gran cantidad de funciones para proteger los datos en varias aplicaciones de Google Workspace. Dispone de cifrado de datos, almacenamiento air-gapped, inmutabilidad de datos, protección contra ransomware y mucho más. Druva también puede actuar como plataforma de supervisión del cumplimiento normativo, con capacidad para descubrir, gobernar y proteger los datos independientemente de dónde se encuentren. Druva tampoco se limita a las aplicaciones de Google Workspace, ya que ofrece cobertura de M365, Salesforce y muchas otras ubicaciones de datos de destino con las que trabajar.

• Commvault

Commvault es una conocida empresa desarrolladora de software especializada en dos campos: la gestión y la protección de datos. Commvault en sí puede aplicarse a una amplia gama de casos de uso diferentes, que van desde las operaciones clásicas de copia de seguridad y recuperación hasta la protección contra ransomware, virtualización y copias de seguridad de máquinas virtuales, así como la compatibilidad con contenedores. Commvault también es compatible con Google Cloud Platform, lo que facilita la protección de datos dentro de las cargas de trabajo de GCP y hace posible que cubra algunas de las aplicaciones de Google Workspace, como Google Drive y Gmail. Dispone de una serie de funciones que también sirven para estos datos, como la recuperación granular, aunque la propia solución prioriza ante todo la cobertura de las cargas de trabajo de GCP.

• MSP360

MSP360 como empresa se creó allá por 2011 y ha estado proporcionando una serie de soluciones de vanguardia para la gestión de TI y los departamentos de copias de seguridad. MSP360 se puede utilizar para la protección de datos, así como para el acceso remoto para ayudar a los clientes, y también hay un RMM (Monitorización y Gestión Remotas) bastante útil para trabajar con infraestructuras de TI de diferentes tamaños. Una de las muchas capacidades de MSP360 es su capacidad para crear copias de seguridad de varias aplicaciones de Google Workspace. Abarca Contactos, Calendario, Gmail, Google Drive e incluso datos de unidades compartidas. También permite almacenar las copias de seguridad en una de varias ubicaciones de almacenamiento en la nube, ofrece capacidades de exportación de archivos y cuenta con una consola centralizada para que todas las operaciones relacionadas con MSP360 funcionen a la vez.

• Arcserve

Arcserve, una empresa de software de protección de datos para medianas y grandes empresas, se fundó en 1983 con el nombre de Cheyenne Software. Se ha convertido en una solución versátil de protección de datos con una serie de características y capacidades – incluyendo una amplia escalabilidad, recuperación de desastres, múltiples ubicaciones de destino de copia de seguridad, deduplicación de datos, y mucho más. Una de las muchas capacidades de Arcserve SaaS Backup es su compatibilidad con Google Workspace, ofreciendo soporte de copia de seguridad para una variedad de aplicaciones de Google – Gmail, Drive, Calendar, Sheets, Tasks, Docs, Slides, y más. Arcserve puede realizar una búsqueda rápida de todos los datos respaldados, tiene varias versiones diferentes de la operación de restauración, así como RBAC, escalabilidad, soberanía de datos (a través de cuatro copias diferentes de datos en al menos dos centros de datos diferentes), capacidades completas de auditoría, y mucho más.

• Dropsuite

Dropsuite es otra solución notable en el campo de las copias de seguridad de aplicaciones SaaS, que ofrece una gran cantidad de opciones de seguridad de datos de una de las soluciones de copia de seguridad en la nube de más rápido crecimiento en el mercado. Dropsuite proporciona una gran cantidad de tecnologías de copia de seguridad en la nube de forma altamente escalable y segura, cubriendo sitios web, correos electrónicos, Microsoft 365 y datos de Google Workspace. Dropsuite ofrece tres soluciones principales: Email Backup, Email Archiving y Website Backup. Tanto Email Backup como Email Archiving pueden trabajar con datos de Google Workspace para cubrir aplicaciones como Gmail, Google Drive, Tareas, Calendarios, Contactos, etc. El conjunto de funciones de Dropsuite tampoco se limita a las copias de seguridad: también dispone de funciones de automatización, cifrado de datos, un panel de control centralizado, restauración granular, capacidad de copia de seguridad incremental y muchas otras.

• Veritas NetBackup

La empresa que ahora se conoce como Veritas Technologies se fundó allá por 1983 como Tolerant Systems, y siempre fue, ante todo, una empresa de software de gestión de almacenamiento. Es una empresa muy conocida en sí misma, y tiene varias soluciones de copia de seguridad diferentes que ofrecer. Dos de sus mayores ofertas son Backup Exec y NetBackup: la primera es la más adecuada para empresas más pequeñas o sistemas individuales, mientras que la segunda es un software de copia de seguridad de nivel empresarial completo con una gran cantidad de funciones y sistemas. Ambas soluciones están en continuo desarrollo, y NetBackup recibió la compatibilidad con Google Workspace a principios del año 2022. Ahora NetBackup puede cubrir tanto los datos de Gmail como los de Google Drive, con capacidad para restaurar correos electrónicos, etiquetas, archivos adjuntos, metadatos y manejo especial de todos los formatos de archivo propietarios de Google, como Slides, Drawings, Sheets, Docs y App Scripts.

Bacula Enterprise como solución de copia de seguridad de Google Workspace

También existe otra solución de copia de seguridad que ofrece una protección integral de Google Workspace, y es Bacula Enterprise. Bacula Enterprise es una solución de copia de seguridad muy segura, pero extremadamente versátil, que puede gestionar una gama especialmente amplia de sistemas, aplicaciones, tipos de archivo y ubicaciones de almacenamiento diferentes a través de su propio sistema de módulos. Esta solución cuenta con una plétora de características y funciones diferentes, entre las que se incluyen la recuperación bare Metal, la centralización del control de datos, muchos niveles de copia de seguridad diferentes, un impresionante nivel de configuración y un alto nivel de compatibilidad con cintas y otras tecnologías de almacenamiento.

Una de las muchas capacidades que tiene Bacula Enterprise es su integración con Google Workspace para crear copias de seguridad de una amplia variedad de aplicaciones y tipos de datos diferentes interactuando con una serie de API de Google Workspace. La solución en sí es fácil de implementar y se puede utilizar para crear copias de seguridad altamente seguras y resistentes de aplicaciones como Google Drive y Google Mail (o Gmail). También podemos mostrar qué datos se están respaldando de cada una de estas aplicaciones.

Google Drive

En términos generales, Bacula Enterprise es capaz de proteger los datos de My Drive, así como los datos de Shared Drive, con la capacidad de decidir qué es exactamente lo que necesita ser respaldado. Aquí tiene una lista más detallada de qué tipos de datos puede respaldar Bacula Enterprise desde Google Drive:

• Mi unidad
  • Versiones de archivos
  • Papelera
  • Carpetas
  • Archivos de servicio de Google
  • El resto de los datos (sin API, proceso de descarga normal)
• Unidades compartidas
  • Versiones de archivos
  • Archivos de servicio de Google
  • Cubo de basura
  • Carpetas
  • El resto de los datos (sin API)
• Comentarios de archivos
• Permisos compartidos
• Archivos compartidos con el usuario

Cada archivo del que se realiza una copia de seguridad desde Google Drive también tiene almacenado su valor hash mediante el algoritmo MD5, y este valor se utiliza tanto en los procesos de copia de seguridad como en los de restauración para garantizar la coherencia de ambas operaciones. También está el hecho de que Bacula Enterprise puede combinar diferentes carpetas con el mismo nombre en una única carpeta (a pesar de que Google Drive permite que existan varias carpetas con el mismo nombre en el mismo directorio).

Bacula también puede seguir un útil proceso transparente de exportación cuando se trata de archivos propietarios de Google, transformándolos en variantes de formato abierto. Así, los archivos de Google Docs se transforman en formato .ODT, Google Draw se convierte en .JPEG, al igual que Google Fotos, Google Sheets pasa a ser .ODS, Google Slides se transforma en .ODP y Google Scripts es ahora .JSON.

Hablando de Google Fotos, vale la pena señalar que Google Fotos no es compatible con el módulo Workspace de Bacula, a pesar de que este tipo de soporte está previsto para un futuro muy próximo. El motivo principal es que Google Drive y Google Photos funcionan con API separadas, lo que dificulta que el módulo pueda realizar este tipo de operaciones en Google Photos específicamente. Además, Google Sites no se puede exportar en absoluto, ya que no dispone de funciones de exportación en primer lugar.

Bacula Enterprise y su módulo Google Workspace también admiten una variedad de escenarios de restauración diferentes, con una lista completa sólo disponible bajo petición. El módulo de Bacula puede restaurar archivos en el sistema de archivos local, omitir la restauración de versiones, restaurar permisos específicamente y muchas otras opciones.

Gmail

El mismo módulo Google Workspace de Bacula también puede cubrir los buzones de Google, con la posibilidad de decidir de qué exactamente crear copias de seguridad, así como la capacidad de controlar el proceso de restauración. El módulo de Bacula puede proteger las etiquetas, los propios correos electrónicos, los archivos adjuntos, los filtros, la configuración, los delegados y las direcciones de reenvío. Se puede hacer una copia de seguridad de los correos en el formato RFC 822, es posible tanto restaurar correos con archivos adjuntos como sólo archivos adjuntos, y mucho más.

Como parte de los niveles de seguridad más elevados de Bacula que los de un proveedor de copias de seguridad típico, su módulo Workspace también es capaz de excluir mensajes de una única copia de seguridad o hacer exactamente lo contrario: excluir todos los correos excepto de un grupo específico de correos. El número de parámetros diferentes que pueden utilizarse para regular esto es impresionante, desde el remitente, el destinatario, las etiquetas, el asunto, el nombre de la carpeta y muchos otros.

Otra cuestión importante que vale la pena mencionar en este contexto es el idioma de una etiqueta que se restituye a un usuario específico. Tradicionalmente, no hay soporte para múltiples idiomas para la mayoría de las etiquetas que son creadas por el usuario – incluso si intenta elegir la misma palabra en un idioma diferente. Sin embargo, hay una excepción importante llamada «etiquetas del sistema» – las que no son creadas por el usuario en primer lugar, como «enviado», «bandeja de entrada», etc. Para estas etiquetas específicas, puede ser posible localizarlas en una copia de seguridad tecleando la palabra inglesa para una etiqueta, a pesar de que el original no se guardó en inglés en primer lugar.

Una parte de lo que hace tan especial al módulo Workspace de Bacula es su facilidad para realizar copias de seguridad incrementales y diferenciales de los datos de Workspace para acelerar y hacer mucho más eficiente el proceso de copia de seguridad en su conjunto. Este tipo de características para grandes empresas ayudan a diferenciar a Bacula de otros proveedores de copias de seguridad en entornos exigentes. El proceso en sí es relativamente sencillo, ya que el módulo almacena información específica sobre el estado actual de la copia de seguridad para que el sistema sepa que sólo debe solicitar nuevos datos a la API de Google, creando así una copia de seguridad incremental. Este mecanismo global se denomina «copia de seguridad delta».

La API de Google Drive tiene una función separada llamada «Cambios» que se puede utilizar para hacer exactamente lo que hemos comentado antes, acelerar las copias de seguridad incrementales y diferenciales. La API de Google Mail, por otro lado, tiene una función «Historial» que utiliza números secuenciales para rastrear cada correo electrónico individual, lo que permite que la función «Copia de seguridad Delta» acelere el proceso general de copia de seguridad aprendiendo qué datos ya están respaldados y pueden omitirse.

Cabe señalar que la copia de seguridad Delta no es una función obligatoria, lo que significa que también es posible realizar copias de seguridad incrementales y diferenciales sin ella. Además, existen algunas circunstancias específicas que son necesarias para que la Copia de Seguridad Delta funcione, como por ejemplo:

• Sólo las entidades completas pueden ser respaldadas de esa manera cuando se trata de datos de Google Drive.li>
• Es posible que algunas fichas delta antiguas caduquen por un motivo no especificado, lo que reinicia todo el ciclo delta y el sistema intentaría iniciar uno nuevo, reiniciando con ello todas las ventajas de velocidad.li>
• Google Mail puede realizar copias de seguridad Delta para sistemas completos y para etiquetas específicas, con pocas restricciones.
• Una copia de seguridad regular se activa automáticamente cada vez que no se puede activar la copia de seguridad Delta, lo que se traduce en una velocidad de copia de seguridad generalmente más lenta.
• Cada copia de seguridad completa suele reiniciar el ciclo Delta y las fichas Delta, a menos que se especifique lo contrario.

Si bien es cierto que los datos de Google Workspace pueden ser extremadamente sensibles para los usuarios finales, el módulo Google Workspace de Bacula Enterprise dispone de una opción para crear un informe detallado de restauración de usuarios, principalmente por motivos de control y elaboración de informes en su conjunto. Este informe contiene una gran cantidad de detalles sobre lo que se ha restaurado, si se ha producido algún problema durante el proceso de restauración, así como la fecha de restauración. El informe en cuestión puede generarse como un correo electrónico en el buzón del usuario o como un archivo HTML en la unidad de disco del usuario.

Conclusión

Google Workspace, como conjunto de aplicaciones, puede resultar extremadamente útil en diversas circunstancias. Sin embargo, no poder realizar copias de seguridad o restaurarlo manualmente puede convertirlo en una fuente bastante incómoda de datos potencialmente sensibles y/o críticos para la empresa cuya seguridad apenas controla el usuario final. Por suerte, existen multitud de soluciones de copia de seguridad de Google Workspace de terceros que ofrecen diferentes funciones diseñadas para hacer que todos esos datos sean mucho más accesibles y seguros que nunca.

Por supuesto, el hecho de que podamos separar todas las soluciones mencionadas en categorías con facilidad significa que cada una tiene sus propios casos de uso con los que trabajar. Soluciones como Backupify o Spanning serían de gran ayuda para las empresas más pequeñas, ya que no tienen ninguna necesidad de almacenamiento local ni de ancho de banda de red: los servicios de copia de seguridad en la nube son extremadamente convenientes en este sentido.

Soluciones como CubeBackup o MSP360, por otro lado, son autoalojadas pero siguen necesitando un mantenimiento en términos de almacenamiento en la nube para sus copias de seguridad. Este tipo de soluciones suelen ser más baratas que las soluciones de copia de seguridad en la nube completas, por no hablar de las plataformas de copia de seguridad integrales, pero el coste total de propiedad puede aumentar bastante rápido si la empresa en cuestión crece a un ritmo acelerado.

Por último, pero no por ello menos importante, tenemos soluciones integrales de copia de seguridad como Bacula Enterprise, que cuenta con una gran cantidad de funciones y casos de uso diferentes, no sólo para proteger Google Workspace, sino para una enorme variedad de otras tecnologías que se encuentran en los entornos de las grandes empresas. Soluciones como ésta son estupendas para las grandes empresas que necesitan que se realicen copias de seguridad de muchos tipos de datos diferentes y que se protejan con gran seguridad y, a menudo, con escalabilidad, aunque su funcionalidad añadida a menudo implica que se requiere un poco más de tiempo y habilidad para implementarlas en comparación con las soluciones de copia de seguridad dedicadas únicamente a Google Cloud.