Requisitos y políticas de cumplimiento de la HIPAA para soluciones de copia de seguridad de datos

¿Qué es la HIPAA?

HIPAA, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios de 1996, estableció requisitos nacionales para proteger la información sanitaria personal de las personas, centrándose principalmente en los historiales médicos. Aunque se diseñó para mejorar la continuidad y la portabilidad de la cobertura del seguro médico, la HIPAA se ha modificado varias veces para incluir también normas esenciales de seguridad y privacidad de la Información Sanitaria Protegida (PHI).

La HIPAA se aplica a los centros de intercambio de información sanitaria, los planes de salud, los proveedores sanitarios y sus «socios comerciales». La HIPAA incluye una Regla de Seguridad independiente que establece normas para salvaguardar la ePHI -Información Sanitaria Protegida en formato electrónico-. En este artículo se analizan las normas de la HIPAA para la ePHI, incluidas todas las salvaguardias administrativas, físicas y técnicas necesarias para garantizar que la información sanitaria electrónica permanezca segura, confidencial y estructuralmente sólida.

¿Cuáles son los requisitos de la HIPAA para las copias de seguridad de datos?

Comprender el cumplimiento de la HIPAA para la copia de seguridad de datos

La Regla de Seguridad de la HIPAA establece ciertos requisitos para la copia de seguridad de datos y el almacenamiento de ePHI, todos los cuales son obligatorios. El objetivo de estos requisitos es garantizar que las organizaciones sanitarias puedan proteger la ePHI del acceso no autorizado, la corrupción o la pérdida, al tiempo que mantienen la integridad y disponibilidad de dicha información.

Requisitos clave de la HIPAA para las soluciones de copia de seguridad de datos

Las soluciones de copia de seguridad de datos son la base del cumplimiento de la HIPAA en el campo de los historiales médicos electrónicos. Es necesario un conocimiento completo de todos los requisitos de la HIPAA a este respecto para prácticamente cualquier organización sanitaria que desee seguir cumpliendo la normativa necesaria y, al mismo tiempo, proporcionar un nivel respetable de seguridad de la información confidencial de los pacientes.

La Regla de Seguridad requiere que todas las entidades cubiertas implementen un plan detallado de copia de seguridad de datos que debe incluir lo siguiente:

• Procedimientos para recuperar la información que se haya perdido por un motivo u otro.
• Procedimientos que garanticen que las copias exactas de la ePHI existente estén siempre disponibles cuando sea necesario y sigan siendo estructuralmente sólidas.
• Protocolos y procedimientos que permitan que los procesos empresariales críticos sigan funcionando durante situaciones de emergencia.
• Pruebas periódicas de los procedimientos de seguridad existentes y revisiones necesarias para garantizar que el plan de copias de seguridad de datos de la organización sigue cumpliendo la HIPAA.

Importancia del cumplimiento de la normativa HIPAA

El cumplimiento de la HIPAA en el ámbito de las copias de seguridad de datos es importante por varias razones. Garantiza el acceso continuo a la información crítica de los pacientes al tiempo que mantiene la precisión e integridad de estos registros. Su objetivo es proteger a las organizaciones sanitarias de la pérdida de datos y de la responsabilidad que de ella se deriva, evitando los enormes daños a la reputación y las costosas sanciones que se derivan de su incumplimiento.

Más allá de su aspecto legal, el cumplimiento de la HIPAA también desempeña un papel sustancial en el mantenimiento de la confianza entre los pacientes y los profesionales sanitarios. Una parte sustancial de la relación entre paciente y proveedor presupone prácticas de gestión de datos seguras y fiables.

El papel de los socios comerciales en el respaldo de datos

Las organizaciones sanitarias suelen confiar en proveedores externos para sus necesidades de copia de seguridad de datos. Una comprensión clara de cómo estos proveedores externos (que la HIPAA denomina «asociados comerciales») encajan en el marco de cumplimiento de la HIPAA es una información valiosa para cualquier persona o entidad que esté sujeta a la HIPAA.

Los socios comerciales que trabajan con tareas de copia de seguridad y recuperación de ePHI deben firmar un acuerdo independiente (un acuerdo de socio comercial) con la organización sanitaria, en el que se describan las responsabilidades del socio comercial en materia de copia de seguridad de datos. Debe exigirse al asociado comercial que informe a la entidad cubierta de cualquier violación de datos e incidente de seguridad. Por último, pero no por ello menos importante, el socio comercial debe mantener un registro detallado de todas las prácticas de tratamiento de datos y asegurarse de que todos los subcontratistas del socio comercial también cumplen los requisitos de la HIPAA.

Requisitos de documentación para los procedimientos de copia de seguridad

La HIPAA también exige una documentación adecuada, pero el mayor valor de la documentación proviene de su utilidad para mantener prácticas de copia de seguridad coherentes en toda la organización. Documentar adecuadamente el cumplimiento ayuda a establecer y mantener una cultura de responsabilidad en toda la organización, a la vez que resulta totalmente inestimable durante las auditorías.

Algunos de los tipos más comunes de documentación que las organizaciones deben mantener cuando se trata de sus procedimientos de copia de seguridad son:

• Un registro detallado de todas las pruebas y resultados del sistema de copias de seguridad actual.
• Pruebas tangibles de los procesos regulares de mantenimiento del sistema y de las actualizaciones del programa.
• Registros de las actividades de formación del personal relacionadas con las copias de seguridad.
• Políticas y procedimientos escritos para las tareas de copia de seguridad y recuperación.
• Documentación detallada de cualquier modificación de los procedimientos de copia de seguridad.
• Registros de actividad de las copias de seguridad, junto con registros de acceso de los usuarios (cuando acceden a los datos respaldados).

Estos requisitos son fundamentales para que los procesos de copia de seguridad y recuperación de datos cumplan la HIPAA. Sin embargo, la información en sí es sólo la mitad de la tarea y su aplicación es igual de importante. Un plan bien pensado es una necesidad para la implementación del cumplimiento, y la creación de un plan para la implementación del cumplimiento es el tema principal de la siguiente sección.

Cómo crear un plan de copia de seguridad de datos conforme a la HIPAA

La creación de un plan de copia de seguridad de datos lo suficientemente complejo como para cumplir todos los requisitos de la HIPAA requiere una cuidadosa planificación, implementación y un mantenimiento continuo sustancial. El plan en cuestión debe abordar los aspectos administrativos, físicos y técnicos de las copias de seguridad y la seguridad de los datos para satisfacer los requisitos de la norma de seguridad de la HIPAA.

Pasos para desarrollar un plan de copias de seguridad de datos

Para elaborar un plan de copias de seguridad completo que abarque todos los campos y aspectos necesarios es necesario adoptar un enfoque sistemático. El primer paso más razonable es siempre evaluar el entorno de datos existente para identificar qué sistemas contienen o tratan con ePHI. Una vez identificados éstos:

• Haga un inventario de todas las fuentes de ePHI en el sistema.
• Analice el sistema en busca de elementos y aplicaciones críticos que deban recuperarse inmediatamente en caso de emergencia.
• Determine los valores objetivo preferidos de RTO y RPO.
• Crear programas completos de copias de seguridad basados en el valor y la sensibilidad de la información.
• Establecer secuencias de prueba y validación para la verificación de las copias de seguridad.
• Generar plantillas de documentación para todos los procesos de copia de seguridad.

Elementos esenciales de una solución de copia de seguridad conforme a la HIPAA

No todas las soluciones del mercado incluyen las características necesarias para garantizar la seguridad y la accesibilidad de la información sanitaria protegida (PHI). Muchas de estas medidas de seguridad son más avanzadas que el paquete estándar de seguridad de datos; funciones como el cifrado de extremo a extremo y los métodos de transmisión segura son las opciones más complejas.

Los controles de acceso basados en funciones reducen drásticamente el riesgo de acceso no autorizado; los sistemas automatizados de verificación de copias de seguridad garantizan que todas las copias de seguridad nuevas y existentes son seguras. Además, las ubicaciones de almacenamiento redundantes protegen los datos importantes frente a catástrofes naturales y otros problemas locales. La creación de protocolos de acceso de emergencia simplifica la verificación de la protección de datos durante violaciones de datos y otras situaciones problemáticas.

Elección de un proveedor de servicios para la copia de seguridad de datos conforme a la HIPAA

Garantizar el cumplimiento de la HIPAA es una gran tarea, por lo que elegir al proveedor de servicios adecuado para el trabajo es una tarea importante. Dado que podría haber un cierto grado de solapamiento entre esta sección y la anterior, comenzamos enumerando varias características que son preferibles en un proveedor de servicios que cumpla la HIPAA:

• Experiencia en el cumplimiento de la HIPAA y en el sector sanitario.
• Centros de datos repartidos geográficamente para el almacenamiento de copias de seguridad, cuando proceda.
• Total disposición a firmar un acuerdo de socio comercial.
• Amplias capacidades de recuperación ante desastres.
• Un historial de seguimiento de diferentes normas de cumplimiento y especificaciones de seguridad.

La disponibilidad del soporte técnico también debe ser lo más continua posible, de modo que cualquier problema con el programa pueda resolverse en un momento. En la mayoría de los casos, también es aconsejable investigar de antemano las opciones de escalabilidad y coste de la plataforma.

Formación de los empleados y gestión del acceso

Al igual que la mayoría de los marcos de cumplimiento, el éxito del cumplimiento de la HIPAA depende en gran medida del elemento humano: la comprensión por parte de los empleados de la importancia del cumplimiento, la adhesión completa a los procedimientos de seguridad necesarios, etcétera.

Un programa completo de formación de los empleados debe abarcar tanto el cumplimiento habitual de la HIPAA como los procedimientos específicos de copia de seguridad, la formación en respuesta a incidentes y los procedimientos para revocar y conceder el acceso a los datos. Se debe enseñar a los empleados cómo mantener una documentación clara de los derechos y responsabilidades de acceso en el contexto de la HIPAA, y todas las actividades de formación dentro de la empresa también deben documentarse minuciosamente.

Requisitos de registro de auditoría

Hablando de documentación, no debemos olvidar los registros de auditoría detallados que son esenciales para el cumplimiento de la HIPAA y la supervisión de la seguridad. Existe un gran número de parámetros que una pista de auditoría debe supervisar, entre los que se incluyen:

• Incidentes de seguridad y respuestas.
• Actividades de restauración de datos.
• Comprobaciones periódicas del sistema y procesos de mantenimiento.
• Cambios en las configuraciones de las copias de seguridad.
• Modificaciones o actualizaciones del sistema.
• Intentos de copia de seguridad exitosos o fallidos.
• Cada uno de los eventos de acceso a los datos respaldados.

Procedimientos de evaluación de riesgos

Otro tema importante en el contexto de los planes de copia de seguridad es la evaluación de riesgos. Las evaluaciones de riesgos periódicas ayudan a garantizar que el entorno de copia de seguridad existente sigue cumpliendo las normas y siendo eficaz.

La evaluación de riesgos en sí es un proceso complejo que evalúa la eficacia de las salvaguardas actuales y revisa el cumplimiento de los requisitos de la HIPAA. También debe ser capaz tanto de identificar posibles amenazas a la seguridad de los datos como de evaluar el impacto de posibles fallos del sistema.

Todas las conclusiones sobre el tema de la evaluación de riesgos deben documentarse minuciosamente, junto con sus posibles soluciones. Cuando sea posible, lo mejor es crear un plan de acción para cada riesgo por separado. La evaluación de riesgos en sí es más eficaz cuando se realiza de forma periódica.

La implantación de un plan conforme a la HIPAA es un proceso continuo, no algo que pueda establecerse una vez y olvidarse después. Es una entidad compleja que requiere revisiones y actualizaciones periódicas para seguir siendo eficaz y pertinente. Todos los planes de copia de seguridad deben ser lo suficientemente flexibles como para adaptarse a los avances tecnológicos y a los cambios normativos sin perder el estricto cumplimiento de las normas de la HIPAA.

¿Cuáles son los requisitos de la HIPAA para la conservación de datos?

Los requisitos de la HIPAA en materia de conservación de datos garantizan la protección de la intimidad del paciente, al tiempo que permiten implantar sistemas para que los historiales médicos y la información relacionada estén disponibles cuando sea necesario. Los requisitos en cuestión abarcan tanto los datos médicos activos como los archivados, así como las copias de seguridad.

Comprender los periodos de conservación de datos de la HIPAA

La conservación de datos conforme a la HIPAA se compone de requisitos complejos que difieren en función de las leyes regionales y del tipo de información cubierta. Todas las organizaciones sanitarias deben cumplir estos requisitos con sumo cuidado, teniendo en cuenta al mismo tiempo sus propias limitaciones de recursos y necesidades operativas.

Algunos de los requisitos de conservación más comunes son los siguientes:

• Conservar la documentación de políticas y procedimientos durante seis años después de su retirada.
• Conservar los registros de formación durante seis años después de la fecha de formación inicial.
• Conservar la documentación relacionada con la HIPAA durante seis años a partir de la última fecha de entrada en vigor.
• Conserve los registros de acceso y los registros de incidentes de seguridad durante seis años a partir de su creación.
• Conservar los acuerdos de asociación empresarial (Business Associate Agreements, BAA) durante seis años tras la finalización del contrato.

Por supuesto, estos requisitos representan sólo el mínimo y a menudo se ajustan o amplían, dependiendo de las circunstancias. Estas circunstancias incluyen tipos específicos de historiales médicos, requisitos específicos de cada estado con requisitos de conservación más largos, consideraciones de gestión de riesgos, necesidades de investigación clínica, fines de defensa legal, etc.

Por ejemplo, Florida exige cinco años de conservación de datos tras la expiración del último contrato para las consultas médicas y siete años tras la última entrada de registros para los hospitales. Alternativamente, también hay estados como Michigan, que tiene un requisito unificado de siete años de retención de datos tanto para hospitales como para consultorios médicos, y Nevada, que requiere sólo cinco años de retención de datos tanto para consultorios médicos como para hospitales.

Requisitos de conservación de la información sanitaria protegida

Estos requisitos de conservación de datos incluyen tanto un período de tiempo específico durante el cual debe conservarse la información como una serie de consideraciones especiales aplicables a las normas de conservación de datos. Es importante que cualquier organización sanitaria equilibre las necesidades de accesibilidad y los requisitos de seguridad aplicables a la hora de planificar la implantación de su marco de copia de seguridad de datos conforme a la HIPAA.

Los aspectos más importantes de la retención de PHI son:

• El período mínimo de conservación antes mencionado (seis años) a veces es anulado por leyes estatales con requisitos de períodos de conservación más largos, de hasta 10 años o más.
• Los historiales pediátricos se conservan hasta que el paciente alcanza la mayoría de edad, más años adicionales en la mayoría de los casos.
• Los historiales de salud mental suelen tener requisitos de conservación distintos.
• Los expedientes implicados en procedimientos judiciales se conservan, como mínimo, hasta que se resuelva el caso en cuestión.
• La integridad de la PHI electrónica debe mantenerse durante todo el periodo de conservación.
• Los controles de acceso también deben estar activos durante todo el periodo de conservación.
• Las organizaciones cubiertas deben aplicar métodos para impedir la destrucción o alteración de los datos sin autorización previa.

También hay una serie de requisitos que las organizaciones deben seguir durante y después de implantar una política de conservación, como la documentación exhaustiva de los calendarios de conservación de los distintos tipos de registros y la implantación de sistemas de seguimiento de los plazos de conservación.

Deben establecerse procedimientos de seguridad de almacenamiento para la duración del periodo de conservación, y los propios plazos de conservación deben supervisarse cuidadosamente para toda la información. Los sistemas de copia de seguridad implementados deben ser capaces de trabajar dentro de los periodos de retención necesarios y, al mismo tiempo, proporcionar la capacidad de recuperar y leer formatos de archivo más antiguos, si es necesario.

Antes de hablar de las mejores prácticas para las copias de seguridad de datos conformes con la HIPAA, es importante comprender bien cómo influyen los requisitos de retención en las soluciones de almacenamiento y las estrategias de copia de seguridad, entre otros factores. La siguiente sección explora una serie de enfoques prácticos para mantener los requisitos necesarios sin interrumpir la eficiencia general de las operaciones.

Mejores prácticas para la copia de seguridad de datos conforme a la HIPAA

Cumplir los requisitos de la HIPAA, al tiempo que se garantiza la eficiencia operativa de una organización, puede suponer un reto importante para muchas organizaciones. Afortunadamente, muchos de los problemas y riesgos más desafiantes se pueden aliviar mediante la aplicación de varias de las mejores prácticas probadas de la industria de copia de seguridad de datos para entornos de cumplimiento. El objetivo de estas mejores prácticas es ayudar a las empresas a ir más allá de los requisitos mínimos para crear un entorno de copia de seguridad fiable y flexible.

Cifrado de datos y almacenamiento seguro

El cifrado de datos es uno de los elementos fundamentales de la seguridad de las copias de seguridad en general, aunque mucho menos en los entornos relacionados con el cumplimiento de normativas. En los entornos sanitarios modernos son necesarias estrategias integrales de cifrado para proteger la información médica durante todo su ciclo de vida.

Las prácticas de cifrado más comunes son

• Cifrado AES-256 o superior para la información en reposo.
• TLS 1.2 o superior para los datos en tránsito.
• Protocolos seguros de gestión de claves.
• Actualizaciones periódicas de los protocolos de seguridad.
• Políticas seguras de rotación de claves.
• Cobertura de cifrado en toda la empresa para todas las ubicaciones y soportes de almacenamiento.
• Validación periódica de la eficacia de los algoritmos de cifrado.

Frecuencia de las copias de seguridad y políticas de conservación

Encontrar la frecuencia adecuada de las copias de seguridad es un delicado equilibrio entre la protección de los datos y la eficacia operativa. Deben tenerse en cuenta los requisitos de cada empresa junto con las normas de cumplimiento de la HIPAA existentes para encontrar la mejor opción posible para cada situación.

Los elementos más importantes de la programación de copias de seguridad son:

• Copias de seguridad incrementales diarias de toda la ePHI.
• Copias de seguridad completas semanales de todos los entornos críticos.
• Procesos de archivado mensuales con fines de conservación a largo plazo.
• Replicación en tiempo real de los sistemas críticos.
• Documentación exhaustiva de todos los programas de copias de seguridad con justificación para cada categoría por separado.
• Revisiones periódicas de la eficacia de las copias de seguridad.

Cabe señalar que las frecuencias de las copias de seguridad también pueden ajustarse en función de los índices de cambio de datos u otros parámetros importantes.

Planificación de la recuperación en caso de catástrofe

El objetivo principal de un plan de recuperación ante desastres en cualquier entorno es garantizar la continuidad de la actividad empresarial, pero también puede utilizarse para equilibrar este objetivo con otras tareas importantes, como el cumplimiento de la HIPAA durante emergencias. En la planificación de la recuperación en caso de catástrofe deben tenerse en cuenta muchos escenarios diferentes para proporcionar un conjunto claro y procesable de procedimientos a seguir en cada situación.

Las partes esenciales del proceso de planificación de la recuperación en caso de catástrofe son:

• Protocolos de comunicación exhaustivos durante las catástrofes.
• Documentación detallada de los objetivos de tiempo de recuperación.
• Identificación de instalaciones de procesamiento alternativas.
• Procedimientos de recuperación detallados para distintos escenarios.
• Planes para operar en modo de emergencia.
• Asignación de recursos durante situaciones de respuesta de emergencia.
• Pruebas periódicas del proceso de recuperación.

Pruebas periódicas de los sistemas de copia de seguridad

Como ya se ha mencionado, las pruebas periódicas de los sistemas de copia de seguridad y recuperación son un pilar importante de la recuperación en caso de catástrofe, pero también son importantes por sí solas. Un enfoque sistemático de las pruebas es una de las formas más convenientes de identificar y abordar todo tipo de problemas antes de que puedan influir negativamente en la organización.

La mayoría de los procedimientos de prueba incluyen los siguientes procesos

• Pruebas mensuales de restauración de archivos seleccionados al azar.
• Procesos trimestrales de recuperación completa del sistema.
• Simulaciones anuales de recuperación en caso de catástrofe.
• Validación de la integridad de los datos restaurados, cuando proceda.
• Pruebas periódicas de la ubicación de almacenamiento de las copias de seguridad.
• Documentación exhaustiva de todos los resultados de las pruebas realizadas.
• Implementación de mejoras derivadas de los resultados de las pruebas.

Asociarse con proveedores que cumplan la HIPAA

Elegir un proveedor específico de copias de seguridad teniendo en cuenta el cumplimiento de la HIPAA también puede ser relativamente difícil debido a los numerosos factores que deben evaluarse. La solución de copia de seguridad que elija debe ser relevante para las necesidades y los requisitos operativos de su organización y, al mismo tiempo, confirmar que la solución elegida es capaz de seguir cumpliendo marcos normativos como la HIPAA. Corresponde a cada organización sanitaria asegurarse de que sus socios también cumplen la normativa y garantizan la seguridad de sus operaciones.

Las prácticas más importantes de gestión de proveedores deben incluir lo siguiente:

• Evaluaciones exhaustivas de la seguridad de los proveedores.
• Auditorías periódicas de cumplimiento.
• Acuerdos de nivel de servicio claramente definidos.
• Procedimientos detallados de respuesta a incidentes.
• Revisiones periódicas de los informes de seguridad del sistema.
• Supervisión continua del rendimiento del proveedor.
• Establecimiento de protocolos de comunicación flexibles.

Respuesta a incidentes e informes

Mientras que la recuperación de desastres se centra principalmente en la continuidad del negocio durante eventos que interrumpen todo el entorno, la respuesta a incidentes aborda las violaciones de datos y los eventos de seguridad que afectan sólo a los sistemas de copia de seguridad. En tales situaciones también es necesario un marco sólido de respuesta a incidentes, que garantice la notificación y gestión adecuadas de todo tipo de sucesos relacionados con la seguridad.

Los componentes clave de un marco sólido de respuesta a incidentes deben abarcar:

• Identificación y clasificación de los incidentes de seguridad.
• Protocolos claros y procesables para la determinación de infracciones y la notificación a todas las partes necesarias.
• Plazos definidos para la notificación oportuna de las violaciones al Departamento de Salud y Servicios Humanos, tal como exige la ley (en un plazo de 60 días).
• Determinación del alcance y el impacto de cada incidente.
• Marcos para seguir los requisitos de notificación al paciente cuando proceda.
• Normas de documentación para incidentes de seguridad.
• Procedimientos detallados de conservación de pruebas cuando proceda.

Estas mejores prácticas crean una base sólida para mantener el cumplimiento de la HIPAA, pero los riesgos de incumplimiento no pueden eliminarse por completo, algo que las organizaciones deben comprender a fondo. La siguiente sección explora las consecuencias de no cumplir con los requisitos de la HIPAA para las copias de seguridad del sistema, así como lo que se puede hacer para ayudar a evitar este tipo de situaciones.

¿Cuáles son los riesgos de incumplir los requisitos de la HIPAA en materia de copias de seguridad?

Aunque es importante conocer todas las normativas que se derivan de marcos de cumplimiento como la HIPAA, también es igualmente valioso conocer las consecuencias del incumplimiento de estas normativas. Las sanciones económicas inmediatas son sólo una fracción del impacto total que la organización va a sufrir a largo plazo.

Consecuencias de la violación de datos y del incumplimiento de la normativa

Las consecuencias de infringir la HIPAA pueden ser graves y de gran alcance, y afectar a todos los aspectos importantes de las operaciones de una organización sanitaria. La consecuencia más obvia de una infracción es la sanción económica, que oscila entre 100 y 50.000 dólares por cada infracción (o por cada registro). Menos obvia, pero de mayor alcance, es la pérdida de confianza de los pacientes en la organización sanitaria.

Además, las violaciones intencionadas del marco de cumplimiento pueden dar lugar a cargos penales contra la organización. Además, la organización queda sujeta a planes de acción correctivos, mayores requisitos de supervisión y auditoría, y trastornos operativos durante las investigaciones. Las demandas civiles también son una posibilidad, que podría resultar en la imposición de daños monetarios y, gane o pierda, dará lugar a altos costos legales.

Requisitos legales y normativa HIPAA

El marco legal del cumplimiento de la HIPAA es desafiante y está en constante cambio. Sin embargo, las empresas deben comprender todos los requisitos actuales para evitar infracciones y mantener procedimientos de copia de seguridad adecuados. Para simplificar este tema al máximo, podemos agrupar los temas a tratar en varias categorías:

• Requisitos federales de la HIPAA – que incluyen el cumplimiento de la Regla de Seguridad, la adhesión a la Regla de Privacidad, las disposiciones de la Regla de Aplicación, las obligaciones de la Regla de Notificación de Brechas, y más.
• Requisitos específicos de cada estado – que abarcan leyes adicionales de protección de datos, periodos de conservación ampliados, sanciones específicas de cada estado y requisitos de notificación más estrictos.
• Requisitos de documentación: como registros de evaluación de riesgos, políticas de cumplimiento por escrito, procedimientos de respuesta a incidentes y documentación de formación de los empleados.
• Consideraciones relativas a la aplicación de la normativa: revisiones de cumplimiento, planes de acción correctiva, auditorías periódicas de la OCR, investigaciones de reclamaciones, etc.

Las organizaciones sanitarias deben considerar cuidadosamente cómo estos requisitos legales y riesgos de cumplimiento afectan a su elección de un proveedor de servicios de copia de seguridad para fines de cumplimiento de la HIPAA. Hablando de soluciones de copia de seguridad, a continuación exploramos la selección de una solución de copia de seguridad en la nube adecuada para el cumplimiento.

¿Cómo elegir la solución de copia de seguridad en la nube adecuada para el cumplimiento de la HIPAA?

A medida que las organizaciones sanitarias modernizan sus enfoques de servicio al paciente, hay muchos ejemplos de empresas que abandonan las soluciones de copia de seguridad locales y eligen alternativas basadas en la nube. Este tipo de cambio se debe a varios factores: el aumento de la cantidad de ePHI, la necesidad de ampliar las soluciones de almacenamiento de forma regular y todas las ventajas de las funciones de cumplimiento gestionadas.

Recientemente, las soluciones de copia de seguridad en la nube se han vuelto especialmente atractivas en el sector sanitario por su capacidad para optimizar las operaciones de copia de seguridad, reducir los gastos administrativos y mantener el cumplimiento de la HIPAA al mismo tiempo.

La selección de una solución de copia de seguridad en la nube para los datos sanitarios requiere una evaluación cuidadosa de las capacidades de cumplimiento y las opciones técnicas de cada programa. Las organizaciones deben asegurarse de que la solución elegida satisface los requisitos de la HIPAA al tiempo que ofrece un conjunto de funciones de copia de seguridad rápidas y fiables.

Factores a tener en cuenta al seleccionar una solución de copia de seguridad en la nube

La selección de soluciones de copia de seguridad en la nube que cumplan con la HIPAA requiere la consideración general de muchos factores operativos y técnicos. Muchas de estas opciones y factores son necesarios debido a la naturaleza única tanto de la industria médica como de los marcos de cumplimiento aplicables a la empresa.

Recomendamos que la elección de una futura solución de copia de seguridad en la nube tenga en cuenta

• Capacidad de almacenamiento y escalabilidad.
• Estructura de costes y coste total de propiedad.
• RTO y RPO.
• Funciones de seguridad y grado de cifrado.
• Informes de cumplimiento y capacidades de auditoría.
• Capacidades de redundancia geográfica.
• Disponibilidad del soporte técnico y tiempos medios de respuesta.
• Mecanismos de control de acceso y métodos de autenticación.
• Opciones de frecuencia de copias de seguridad y capacidades de automatización, etc.

Evaluación de los proveedores de servicios en la nube que cumplen la HIPAA

Aparte del aspecto técnico de las soluciones de copia de seguridad en la nube, tanto la experiencia del proveedor en materia de cumplimiento como su compromiso con la seguridad son fundamentales. A continuación se indican algunas características de un proveedor de soluciones de copia de seguridad en la nube que deben evaluarse en este contexto:

• Especificaciones de seguridad independientes, como ISO 27001 o SOC 2.
• Disposición a firmar un BAA exhaustivo.
• Medidas de seguridad del centro de datos.
• Historial de cumplimiento de la HIPAA.
• Procedimientos de notificación de una violación de datos.
• Estabilidad financiera.
• Referencias de clientes.
• Transparencia en las operaciones.
• Reputación en el sector.

Ventajas del uso de soluciones en la nube conformes con la HIPAA

Las ventajas de una solución adecuada de copia de seguridad en la nube conforme a la HIPAA superan el esfuerzo necesario para evaluar e implementar la solución en cuestión. Muchas de estas ventajas se derivan de la naturaleza basada en la nube del programa, cuyas ventajas a menudo superan a las soluciones tradicionales en las instalaciones, especialmente en el entorno sanitario.

La escalabilidad en términos de opciones de almacenamiento es una ventaja obvia, y lo mismo puede decirse del beneficio de las actualizaciones o parches de seguridad periódicos. Los procesos automatizados de copia de seguridad reducen la posibilidad de errores humanos, las pruebas y verificaciones periódicas garantizan la integridad de los datos copiados, y los informes de cumplimiento automatizados reducen la carga de procesos manuales y lentos para los empleados.

La naturaleza basada en la nube reduce el coste total del mantenimiento de la infraestructura, mientras que la distribución geográfica de las copias de seguridad mejora su redundancia en caso de desastres naturales masivos u otras interrupciones a gran escala de las operaciones empresariales. La capacidad de proporcionar funciones de supervisión de seguridad por parte de expertos simplifica drásticamente la gestión de la seguridad de entornos de gran tamaño, y los controles de conformidad pueden superarse con muchos menos problemas gracias a los preparativos de auditoría simplificados que puede ofrecer este tipo de programas.

Bacula Enterprise

Bacula Enterprise es un gran ejemplo de solución de copia de seguridad potente y conforme a la HIPAA que puede conectarse a varios servicios en la nube. Bacula ofrece amplias capacidades de cifrado, controles de acceso flexibles con soporte RBAC, integridad de datos receptiva y capacidades de verificación de copias de seguridad, políticas de copia de seguridad personalizables y muchas otras opciones para elegir. Bacula Enterprise puede ayudar a las organizaciones a cumplir todos los requisitos técnicos y salvaguardas de la HIPAA cuando se trata de confidencialidad, integridad y protección de datos.

En conclusión, reiteramos que los entornos de copia de seguridad deben encajar en la estrategia general de cumplimiento de la HIPAA de una empresa, lo que requiere un cuidadoso equilibrio de las diferentes características y capacidades. Nuestra sección final resumirá los puntos clave del artículo, incluidas las recomendaciones para mantener el cumplimiento continuo de los requisitos de copia de seguridad de la HIPAA.

Conclusión

Las organizaciones sanitarias a menudo luchan por mantener el cumplimiento de la HIPAA sin interrumpir sus operaciones de copia de seguridad de datos y procedimientos del sistema. Los requisitos de cumplimiento de la HIPAA son complejos y las sanciones por incumplimiento pueden ser graves. Además, el panorama tecnológico evoluciona constantemente. Sin embargo, una planificación y aplicación cuidadosas pueden equilibrar el cumplimiento y el rendimiento. Con las estrategias adecuadas, las organizaciones pueden crear entornos de copia de seguridad rápidos y seguros que también cuenten con sólidas capacidades de cumplimiento.

Es importante evitar abordar el tema de la HIPAA como un proceso de una sola vez; más bien, la HIPAA debe tratarse como un esfuerzo continuo y permanente. Todos los procedimientos de cumplimiento deben revisarse periódicamente, actualizarse en consecuencia y adaptarse a las nuevas tecnologías y amenazas del sector. Este cuidadoso escrutinio es una necesidad práctica para seguir cumpliendo la HIPAA.

A medida que las tecnologías sanitarias siguen evolucionando, las organizaciones deben mantenerse al día de los cambios en los requisitos de la HIPAA y, al mismo tiempo, mantener y actualizar sus sistemas de copia de seguridad de datos. Una documentación clara, la colaboración con proveedores experimentados y las revisiones periódicas de todos los procedimientos de seguridad pueden ser importantes para garantizar el cumplimiento y proteger la información confidencial de los pacientes.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cuál es el periodo mínimo de conservación según la HIPAA?

Seis años es el plazo básico para la mayoría de las normativas de conservación relacionadas con la HIPAA. Sin embargo, hay muchos ejemplos de leyes estatales específicas que exigen un plazo de conservación diferente, ampliando el plazo total a diez años o incluso más. En otra situación común, ciertos registros deben conservarse hasta que el paciente alcance la mayoría de edad más un número de años adicionales especificado por la ley estatal u otra normativa.

¿Podemos utilizar el almacenamiento público en la nube para las copias de seguridad de la PHI?

El almacenamiento en la nube pública puede utilizarse como destino de almacenamiento para copias de seguridad de PHI por un tecnicismo, pero la plataforma en cuestión debe seguir cumpliendo todos los requisitos necesarios de la HIPAA. Los ejemplos más comunes de estos requisitos son el registro de auditorías, los controles de acceso detallados, el cifrado adecuado, los requisitos de seguridad física, la disposición a firmar un BAA, etc.

¿Cómo se mide la eficacia de los sistemas de copia de seguridad?

Se pueden utilizar muchas métricas diferentes para medir la eficacia de los entornos de copia de seguridad y sus procesos. Los RTO y RPO son opciones obvias, y factores como la satisfacción de los usuarios o la tasa de éxito de las operaciones de copia de seguridad también pueden utilizarse como prueba de eficacia. Las estadísticas de disponibilidad del sistema, los resultados de las pruebas de restauración periódicas y la eficacia de la respuesta ante incidentes son otras posibles métricas que pueden utilizarse para evaluar el éxito de los entornos de copia de seguridad.