Exigences et politiques de conformité HIPAA pour les solutions de sauvegarde des données

Qu’est-ce que la HIPAA ?

La loi HIPAA( Health Insurance Portability and Accountability Act) de 1996 a établi des exigences nationales pour la protection des informations personnelles sur la santé des individus, en se concentrant principalement sur les dossiers médicaux. Bien qu’elle ait été conçue pour améliorer la continuité et la portabilité de la couverture de l’assurance maladie, la loi HIPAA a été modifiée à plusieurs reprises afin d’inclure également des règles essentielles de sécurité et de confidentialité pour les informations de santé protégées (PHI).

L’HIPAA s’applique aux centres d’échange de soins de santé, aux plans de santé, aux prestataires de soins de santé et à leurs « associés commerciaux ». L’HIPAA comprend une règle de sécurité distincte qui définit les règles de protection des informations médicales protégées sous forme électronique (ePHI). Cet article traite des règles de l’HIPAA relatives aux ePHI, y compris toutes les mesures de protection administratives, physiques et techniques requises pour garantir la sécurité, la confidentialité et la solidité structurelle des informations de santé électroniques.

Quelles sont les exigences de l’HIPAA en matière de sauvegarde des données ?

Comprendre la conformité HIPAA pour la sauvegarde des données

La règle de sécurité de l’HIPAA prévoit certaines exigences en matière de sauvegarde des données et de stockage des informations de santé électroniques, qui sont toutes obligatoires. Ces exigences visent à garantir que les organismes de soins de santé seront en mesure de protéger les ePHI contre l’accès non autorisé, la corruption ou la perte, tout en maintenant l’intégrité et la disponibilité de ces informations.

Principales exigences HIPAA pour les solutions de sauvegarde des données

Les solutions de sauvegarde des données sont à la base de la conformité HIPAA dans le domaine des dossiers médicaux électroniques. Une compréhension complète de toutes les exigences HIPAA à cet égard est nécessaire pour pratiquement toute organisation de soins de santé qui souhaite rester en conformité avec les réglementations nécessaires tout en fournissant un niveau respectable de sécurité des informations sensibles des patients.

La règle de sécurité exige que toutes les entités couvertes mettent en œuvre un plan de sauvegarde des données détaillé qui doit comprendre les éléments suivants :

• Des procédures de récupération des informations perdues pour une raison ou une autre.
• Des procédures garantissant que les copies exactes des informations électroniques existantes sont toujours disponibles en cas de besoin et qu’elles restent structurellement saines.
• Des protocoles et des procédures qui permettent aux processus opérationnels essentiels de continuer à fonctionner dans les situations d’urgence.
• Des tests réguliers des procédures de sécurité existantes et des révisions nécessaires pour s’assurer que le plan de sauvegarde des données de l’organisation reste conforme à l’HIPAA.

Importance de la conformité aux réglementations HIPAA

La conformité à la réglementation HIPAA dans le domaine des sauvegardes de données est importante pour plusieurs raisons. Elle garantit un accès continu aux informations essentielles sur les patients tout en préservant l’exactitude et l’intégrité de ces dossiers. Elle vise à protéger les organismes de soins de santé contre la perte de données et la responsabilité qui en découle, en évitant les atteintes massives à la réputation et les pénalités coûteuses qui résultent de la non-conformité.

Au-delà de son aspect juridique, la conformité à l’HIPAA joue également un rôle important dans le maintien de la confiance entre les patients et les prestataires de soins de santé. Une part importante de la relation entre le patient et le prestataire suppose des pratiques de gestion des données sûres et fiables.

Le rôle des associés commerciaux dans la sauvegarde des données

Les organismes de soins de santé font généralement appel à des fournisseurs tiers pour la sauvegarde de leurs données. Une bonne compréhension de la manière dont ces fournisseurs tiers (que l’HIPAA appelle « associés commerciaux ») s’intègrent dans le cadre de la conformité à l’HIPAA est une information précieuse pour toute personne ou entité soumise à l’HIPAA.

Les associés commerciaux qui s’occupent des tâches de sauvegarde et de récupération des ePHI doivent signer un accord distinct (un accord d’associé commercial) avec l’organisme de soins de santé, décrivant les responsabilités de l’associé commercial en matière de sauvegarde des données. L’associé commercial doit être tenu de signaler à l’entité couverte toute violation de données et tout incident de sécurité. Enfin, l’associé commercial doit être tenu de conserver un registre détaillé de toutes les pratiques de traitement des données et de s’assurer que tous ses sous-traitants satisfont également aux exigences de l’HIPAA.

Exigences en matière de documentation pour les procédures de sauvegarde

L’HIPAA exige également une documentation appropriée, mais la plus grande valeur de la documentation vient de son utilité pour maintenir des pratiques de sauvegarde cohérentes dans l’ensemble de l’organisation. Le fait de documenter correctement la conformité permet d’établir et de maintenir une culture de la responsabilité dans l’ensemble de l’organisation, tout en étant d’une valeur inestimable lors des audits.

Voici quelques-uns des types de documents les plus courants que les organisations doivent conserver en ce qui concerne leurs procédures de sauvegarde :

• Un enregistrement détaillé de tous les tests et résultats du système de sauvegarde actuel.
• Des preuves tangibles des processus de maintenance régulière du système et des mises à jour logicielles.
• Des enregistrements de la conduite des événements de formation du personnel liés à la sauvegarde.
• Des politiques et procédures écrites pour les tâches de sauvegarde et de récupération.
• Documentation détaillée de toute modification apportée aux procédures de sauvegarde.
• Des journaux d’activité de sauvegarde, ainsi que des journaux d’accès des utilisateurs (lorsqu’ils accèdent aux données sauvegardées).

Ces exigences sont fondamentales pour que les processus de sauvegarde et de récupération des données soient conformes à l’HIPAA. Cependant, l’information elle-même ne représente que la moitié de la tâche et la mise en œuvre est tout aussi importante. Un plan bien conçu est indispensable pour la mise en œuvre de la conformité, et la création d’un plan de mise en œuvre de la conformité est le sujet principal de la section suivante.

Comment créer un plan de sauvegarde des données conforme à l’HIPAA ?

La création d’un plan de sauvegarde des données suffisamment complexe pour répondre à toutes les exigences de l’HIPAA passe par une planification minutieuse, une mise en œuvre et une maintenance continue substantielle. Le plan en question doit aborder les aspects administratifs, physiques et techniques des sauvegardes et de la sécurité des données afin de satisfaire aux exigences de la règle de sécurité de l’HIPAA.

Étapes de l’élaboration d’un plan de sauvegarde des données

Une approche systématique est nécessaire pour élaborer un plan de sauvegarde complet qui couvre tous les domaines et aspects nécessaires. La première étape la plus raisonnable consiste toujours à évaluer votre environnement de données existant afin d’identifier les systèmes qui contiennent ou traitent des ePHI. Une fois ces systèmes identifiés :

• Inventorier toutes les sources d’ePHI dans le système.
• Analyser le système pour déterminer les éléments et applications critiques qui doivent être récupérés immédiatement en cas d’urgence.
• Déterminer les valeurs cibles préférées des RTO et RPO.
• Créer des programmes de sauvegarde complets en fonction de la valeur et de la sensibilité des informations.
• Établir des séquences de test et de validation pour la vérification des sauvegardes.
• Créer des modèles de documentation pour tous les processus de sauvegarde.

Éléments essentiels d’une solution de sauvegarde conforme à l’HIPAA

Toutes les solutions disponibles sur le marché n’offrent pas les caractéristiques nécessaires pour garantir la sécurité et l’accessibilité des informations de santé protégées (PHI). Nombre de ces mesures de sécurité sont plus avancées que l’ensemble standard de sécurité des données ; des fonctionnalités telles que le chiffrement de bout en bout et les méthodes de transmission sécurisées sont les options les plus complexes.

Les contrôles d’accès basés sur les rôles réduisent considérablement le risque d’accès non autorisé ; les systèmes automatisés de vérification des sauvegardes garantissent que toutes les sauvegardes, nouvelles et existantes, sont sûres et solides. En outre, des lieux de stockage redondants protègent les données importantes contre les catastrophes naturelles et d’autres problèmes locaux. La création de protocoles d’accès d’urgence simplifie la vérification de la protection des données lors de violations de données et d’autres situations problématiques.

Choisir un prestataire de services pour la sauvegarde des données HIPAA

Assurer la conformité HIPAA est une tâche importante, d’où l’importance de choisir le bon prestataire de services. Étant donné qu’il peut y avoir un certain degré de chevauchement entre cette section et la précédente, nous commençons par énumérer plusieurs caractéristiques qu’il est préférable de retrouver chez un fournisseur de services conforme à la loi HIPAA :

• Expérience de la conformité HIPAA et du secteur des soins de santé.
• Centres de données géographiquement répartis pour le stockage des sauvegardes, le cas échéant.
• Volonté de signer un accord d’association commerciale (Business Associate Agreement).
• Capacités complètes de reprise après sinistre.
• Des antécédents en matière de respect des différentes normes de conformité et des spécifications de sécurité.

La disponibilité de l’assistance technique doit également être aussi continue que possible, afin que tout problème lié au logiciel puisse être résolu à tout moment. Dans la plupart des cas, il est également judicieux d’étudier au préalable les options d’évolutivité et de coût de la plateforme.

Formation des employés et gestion des accès

Comme pour la plupart des cadres de conformité, le succès de la mise en conformité avec l’HIPAA repose largement sur l’élément humain : compréhension par les employés de l’importance de la conformité, respect total des procédures de sécurité nécessaires, etc.

Un programme complet de formation des employés doit couvrir à la fois la conformité HIPAA habituelle et les procédures de sauvegarde spécifiques, la formation à la réponse aux incidents et les procédures de révocation et d’octroi de l’accès aux données. Les employés doivent apprendre à conserver une documentation claire des droits d’accès et des responsabilités dans le contexte de l’HIPAA, et toutes les activités de formation au sein de l’entreprise doivent également faire l’objet d’une documentation détaillée.

Exigences en matière de piste d’audit

En parlant de documentation, il ne faut pas oublier les pistes d’audit détaillées qui sont essentielles à la conformité HIPAA et au contrôle de la sécurité. Il existe un grand nombre de paramètres qu’une piste d’audit doit surveiller, notamment

• Les incidents de sécurité et les réponses apportées.
• Les activités de restauration des données.
• Vérifications régulières du système et processus de maintenance.
• Les modifications apportées aux configurations de sauvegarde.
• Les modifications ou mises à jour du système.
• Les tentatives de sauvegarde réussies ou échouées.
• Chaque accès aux données sauvegardées.

Procédures d’évaluation des risques

L’évaluation des risques est un autre sujet important dans le contexte des plans de sauvegarde. Des évaluations régulières des risques permettent de s’assurer que l’environnement de sauvegarde existant reste conforme et efficace.

L’évaluation des risques est un processus complexe qui permet d’évaluer l’efficacité des mesures de protection actuelles et de vérifier la conformité aux exigences de la loi HIPAA. Elle doit également permettre d’identifier les menaces potentielles pour la sécurité des données et d’évaluer l’impact des défaillances potentielles du système.

Tous les résultats de l’évaluation des risques doivent être soigneusement documentés, de même que les solutions possibles. Dans la mesure du possible, il est préférable de créer un plan d’action pour chaque risque. L’évaluation des risques elle-même est d’autant plus efficace qu’elle est effectuée régulièrement.

La mise en œuvre d’un plan conforme à l’HIPAA est un processus continu, et non quelque chose que l’on peut mettre en place une fois pour toutes. Il s’agit d’une entité complexe qui nécessite des révisions et des mises à jour régulières pour rester efficace et pertinente. Tous les plans de sauvegarde doivent être suffisamment souples pour s’adapter aux avancées technologiques et à l’évolution de la réglementation sans perdre la stricte conformité aux normes HIPAA.

Quelles sont les exigences de l’HIPAA en matière de conservation des données ?

Les exigences de l’HIPAA en matière de conservation des données garantissent la protection de la vie privée des patients, tout en mettant en œuvre des systèmes qui permettent aux dossiers médicaux et aux informations connexes d’être disponibles en cas de besoin. Les exigences en question concernent à la fois les données médicales actives et archivées, ainsi que les copies de sauvegarde.

Comprendre les délais de conservation des données dans le cadre de l’HIPAA

La conservation des données dans le cadre de l’HIPAA comprend des exigences complexes qui varient en fonction des lois régionales et du type d’informations couvertes. Tous les organismes de soins de santé doivent se conformer à ces exigences avec le plus grand soin, tout en gardant à l’esprit leurs propres contraintes en matière de ressources et leurs besoins opérationnels.

Voici quelques-unes des exigences les plus courantes en matière de conservation :

• Conserver les documents relatifs aux politiques et procédures pendant six ans après leur retrait.
• Conserver les dossiers de formation pendant six ans après la date de la formation initiale.
• Conserver la documentation relative à l’HIPAA pendant six ans à compter de la dernière date d’entrée en vigueur.
• Conserver les journaux d’accès et les enregistrements d’incidents de sécurité pendant six ans après leur création.
• conserver les BAA (Business Associate Agreements) pendant six ans après la fin du contrat.

Bien entendu, ces exigences ne représentent que le strict minimum et sont souvent affinées ou étendues, en fonction des circonstances. Ces circonstances incluent des types de dossiers médicaux spécifiques, des exigences spécifiques à l’État avec des exigences de conservation plus longues, des considérations de gestion des risques, des besoins de recherche clinique, des objectifs de défense juridique, et bien plus encore.

Par exemple, la Floride exige cinq ans de conservation des données après l’expiration du dernier contrat pour les cabinets médicaux et sept ans après la dernière entrée dans le dossier pour les hôpitaux. Il y a aussi des États comme le Michigan, qui a une exigence unifiée de sept ans de conservation des données pour les hôpitaux et les cabinets médicaux, et le Nevada, qui n’exige que cinq ans de conservation des données pour les cabinets médicaux et les hôpitaux.

Exigences en matière de conservation des informations de santé protégées

Ces exigences en matière de conservation des données comprennent à la fois une période spécifique pendant laquelle les informations doivent être conservées et un certain nombre de considérations spéciales applicables aux règles de conservation des données. Il est important pour tout organisme de soins de santé de trouver un équilibre entre les besoins d’accessibilité et les exigences de sécurité applicables lors de la planification de la mise en œuvre de leur cadre de sauvegarde des données conforme à l’HIPAA.

Les aspects les plus importants de la conservation des PHI sont les suivants :

• La période minimale de conservation mentionnée ci-dessus (six ans) est parfois annulée par les lois des États qui prévoient des périodes de conservation plus longues, pouvant aller jusqu’à 10 ans ou plus.
• Les dossiers pédiatriques sont conservés jusqu’à ce que le patient atteigne l’âge de la majorité, plus des années supplémentaires dans la plupart des cas.
• Les dossiers de santé mentale ont souvent des exigences de conservation distinctes.
• Les dossiers faisant l’objet d’une procédure judiciaire sont conservés, au minimum, jusqu’à ce que l’affaire en question soit résolue.
• L’intégrité des PHI électroniques doit être maintenue pendant toute la période de conservation.
• Les contrôles d’accès doivent également être actifs pendant toute la période de conservation.
• Les organisations couvertes doivent mettre en œuvre des méthodes pour empêcher la destruction ou l’altération des données sans autorisation préalable.

Il existe également un certain nombre d’exigences que les organisations doivent respecter pendant et après la mise en œuvre d’une politique de conservation, telles qu’une documentation complète des calendriers de conservation pour les différents types d’enregistrements et la mise en œuvre de systèmes de suivi des délais de conservation.

Des procédures de sécurité du stockage doivent être établies pour la durée de la période de conservation, et les délais de conservation eux-mêmes doivent être soigneusement contrôlés pour toutes les informations. Les systèmes de sauvegarde mis en œuvre doivent pouvoir respecter les délais de conservation nécessaires tout en permettant de récupérer et de lire des formats de fichiers plus anciens, si nécessaire.

Avant de discuter des meilleures pratiques pour les sauvegardes de données conformes à l’HIPAA, il est important de bien comprendre comment les exigences de rétention influencent les solutions de stockage et les stratégies de sauvegarde, entre autres facteurs. La section suivante explore un certain nombre d’approches pratiques pour maintenir les exigences nécessaires sans perturber l’efficacité des opérations générales.

Meilleures pratiques pour une sauvegarde des données conforme à l’HIPAA

Répondre aux exigences de l’HIPAA tout en garantissant l’efficacité opérationnelle d’une organisation peut représenter un défi de taille pour de nombreuses organisations. Heureusement, la plupart des problèmes et des risques les plus difficiles peuvent être atténués par la mise en œuvre de plusieurs des meilleures pratiques éprouvées de l’industrie de la sauvegarde des données pour les environnements de conformité. L’objectif de ces meilleures pratiques est d’aider les entreprises à aller au-delà des exigences minimales pour créer un environnement de sauvegarde fiable et flexible.

Chiffrement des données et stockage sécurisé

Le chiffrement des données est l’un des éléments fondateurs de la sécurité des sauvegardes en général, même s’il l’est beaucoup moins dans les environnements liés à la conformité. Des stratégies de chiffrement complètes sont nécessaires dans les environnements de soins de santé modernes pour protéger les informations médicales tout au long de leur cycle de vie.

Les pratiques de chiffrement les plus courantes sont les suivantes :

• Chiffrement AES-256 ou supérieur pour les informations au repos.
• TLS 1.2 ou supérieur pour les données en transit.
• Protocoles de gestion des clés sécurisés.
• Mises à jour régulières des protocoles de sécurité.
• Politiques de rotation des clés sécurisées.
• Couverture de chiffrement à l’échelle de l’entreprise pour tous les emplacements et supports de stockage.
• Validation régulière de l’efficacité des algorithmes de chiffrement.

Fréquence des sauvegardes et politiques de conservation

Trouver la bonne fréquence de sauvegarde est un équilibre délicat entre la protection des données et l’efficacité opérationnelle. Les exigences de chaque entreprise doivent être prises en compte, ainsi que les règles de conformité HIPAA existantes, afin de trouver la meilleure option possible pour chaque situation.

Les éléments les plus importants de la planification des sauvegardes sont les suivants :

• Sauvegardes incrémentielles quotidiennes de tous les ePHI.
• Sauvegardes hebdomadaires complètes de tous les environnements critiques.
• Processus d’archivage mensuel à des fins de conservation à long terme.
• Réplication en temps réel des systèmes critiques.
• Une documentation complète de tous les programmes de sauvegarde avec une justification pour chaque catégorie distincte.
• Des examens réguliers de l’efficacité des sauvegardes.

Il convient également de noter que les fréquences de sauvegarde peuvent également être ajustées en fonction des taux de modification des données ou d’autres paramètres importants.

Planification de la reprise après sinistre

L’objectif premier d’un plan de reprise après sinistre, quel que soit l’environnement, est d’assurer la continuité des activités, mais il peut également être utilisé pour équilibrer cet objectif avec d’autres tâches importantes, telles que le respect de la loi HIPAA en cas d’urgence. De nombreux scénarios différents doivent être envisagés dans le cadre de la planification de la reprise après sinistre afin de fournir un ensemble de procédures claires et réalisables à suivre dans chaque situation.

Les éléments essentiels du processus de planification de la reprise après sinistre sont les suivants :

• Des protocoles de communication rigoureux en cas de catastrophe.
• Documentation détaillée des objectifs en matière de délai de rétablissement.
• Identification d’installations de traitement alternatives.
• Procédures de reprise détaillées pour différents scénarios.
• Plans de fonctionnement en mode d’urgence.
• Affectation des ressources dans les situations d’urgence.
• Tests réguliers des processus de reprise.

Tester régulièrement les systèmes de sauvegarde

Comme nous l’avons déjà mentionné, les tests réguliers des systèmes de sauvegarde et de récupération constituent une pierre angulaire importante de la reprise après sinistre, mais ils sont également importants en soi. Une approche systématique des tests est l’un des moyens les plus pratiques d’identifier et de traiter toutes sortes de problèmes avant qu’ils n’aient une influence négative sur l’organisation.

La plupart des procédures de test comprennent les processus suivants :

• Test mensuel des restaurations de fichiers sélectionnés de manière aléatoire.
• Processus trimestriels de restauration complète du système.
• Simulations annuelles de reprise après sinistre.
• Validation de l’intégrité des données restaurées, le cas échéant.
• Tests réguliers des emplacements de stockage des sauvegardes.
• Documentation approfondie de tous les résultats des tests existants.
• Mise en œuvre des améliorations découlant des résultats des tests.

Partenariat avec des fournisseurs conformes à la loi HIPAA

Le choix d’un fournisseur de sauvegarde spécifique en vue de la conformité HIPAA peut également s’avérer relativement difficile en raison des nombreux facteurs qui doivent être évalués. La solution de sauvegarde de votre choix doit correspondre aux besoins et aux exigences opérationnelles de votre organisation, tout en confirmant que la solution choisie est capable de rester conforme aux cadres réglementaires tels que l’HIPAA. Il incombe à chaque organisme de soins de santé de s’assurer que ses partenaires restent également conformes et sûrs dans leurs opérations.

Les pratiques de gestion des fournisseurs les plus importantes devraient inclure les éléments suivants :

• Des évaluations approfondies de la sécurité des fournisseurs
• Des audits de conformité réguliers.
• Des accords de niveau de service clairement définis.
• Procédures détaillées de réponse aux incidents.
• L’examen régulier des rapports sur la sécurité des systèmes.
• Contrôle permanent des performances des fournisseurs.
• Mise en place de protocoles de communication souples.

Réponse aux incidents et rapports

Alors que la reprise après sinistre se concentre principalement sur la continuité des activités lors d’événements qui perturbent l’ensemble de l’environnement, la réponse aux incidents concerne les violations de données et les événements de sécurité qui n’affectent que les systèmes de sauvegarde. Un cadre solide de réponse aux incidents est également nécessaire dans de telles situations, afin de garantir un rapport et un traitement adéquats de tous les types d’événements liés à la sécurité.

Les éléments clés d’un cadre solide de réponse aux incidents doivent couvrir les points suivants

• L’identification et la classification des incidents de sécurité.
• Des protocoles clairs et réalisables pour la détermination des violations et la notification de toutes les parties concernées.
• Des délais définis pour la notification rapide des violations au ministère de la santé et des services sociaux, comme l’exige la loi (dans les 60 jours).
• Détermination de la portée et de l’impact de chaque incident.
• Cadres permettant de respecter les exigences en matière de notification aux patients, le cas échéant.
• Normes de documentation pour les incidents de sécurité.
• Des procédures détaillées de préservation des preuves, le cas échéant.

Ces bonnes pratiques constituent une base solide pour le maintien de la conformité à l’HIPAA, mais les risques de non-conformité ne peuvent être totalement éliminés, ce que les organisations doivent bien comprendre. La section suivante examine les conséquences du non-respect des exigences de l’HIPAA en matière de sauvegardes des systèmes, ainsi que les mesures à prendre pour éviter de telles situations.

Quels sont les risques liés au non-respect des exigences HIPAA en matière de sauvegarde ?

Même s’il est important de connaître toutes les réglementations qui découlent des cadres de conformité tels que l’HIPAA, il est tout aussi important de connaître les conséquences du non-respect de ces réglementations. Les sanctions financières immédiates ne sont qu’une fraction de l’impact total que l’organisation va subir à long terme.

Conséquences des violations de données et de la non-conformité

Les conséquences d’une violation de l’HIPAA peuvent être à la fois graves et étendues, affectant tous les aspects majeurs des activités d’un organisme de soins de santé. La conséquence la plus évidente d’une violation est la sanction financière, qui va de 100 à 50 000 dollars pour chaque violation (ou par enregistrement). Moins évidente, mais plus lourde de conséquences, est la perte de confiance des patients dans l’organisme de soins de santé.

En outre, les violations délibérées du cadre de conformité peuvent donner lieu à des poursuites pénales à l’encontre de l’organisme. En outre, l’organisation est soumise à des plans d’action correctifs, à des exigences accrues en matière de surveillance et d’audit, et à des perturbations opérationnelles pendant les enquêtes. Des poursuites civiles sont également possibles, ce qui pourrait entraîner l’imposition de dommages-intérêts et, en cas de victoire ou de défaite, des frais de justice élevés.

Exigences légales et réglementations HIPAA

Le cadre juridique de la conformité à l’HIPAA est difficile et en constante évolution. Pourtant, les entreprises doivent comprendre toutes les exigences modernes pour éviter les violations et maintenir des procédures de sauvegarde appropriées. Pour simplifier ce sujet autant que possible, nous pouvons regrouper les sujets à aborder en plusieurs catégories :

• Les exigences fédérales de l’HIPAA – qui comprennent la conformité à la règle de sécurité, le respect de la règle de confidentialité, les dispositions de la règle d’application, les obligations de la règle de notification des brèches, etc.
• Les exigences spécifiques aux États – qui couvrent les lois supplémentaires sur la protection des données, les périodes de conservation prolongées, les sanctions spécifiques aux États et les exigences plus strictes en matière de notification.
• Exigences en matière de documentation – telles que les dossiers d’évaluation des risques, les politiques de conformité écrites, les procédures de réponse aux incidents et la documentation relative à la formation des employés.
• Les considérations relatives à la mise en œuvre – y compris les contrôles de conformité, les plans d’action correctifs, les audits réguliers de l’OCR, les enquêtes sur les plaintes, etc.

Les organismes de santé doivent examiner attentivement la façon dont ces exigences légales et ces risques de conformité affectent leur choix d’un fournisseur de services de sauvegarde à des fins de conformité HIPAA. En parlant de solutions de sauvegarde, nous allons maintenant explorer la sélection d’une solution de sauvegarde dans le cloud appropriée pour la conformité.

Comment choisir la bonne solution de sauvegarde dans le cloud conforme à l’HIPAA ?

Alors que les organismes de santé modernisent leurs approches du service aux patients, il existe de nombreux exemples d’entreprises qui s’éloignent des solutions de sauvegarde sur site et choisissent plutôt des alternatives basées sur le cloud. Ce type de changement est dû à plusieurs facteurs : l’augmentation de la quantité d’ePHI, la nécessité d’augmenter régulièrement les solutions de stockage et tous les avantages des fonctions de conformité gérées.

Les solutions de sauvegarde dans le cloud sont devenues particulièrement attrayantes dans le secteur de la santé ces derniers temps en raison de leur capacité à optimiser les opérations de sauvegarde, à réduire les frais généraux administratifs et à maintenir la conformité HIPAA en même temps.

Le choix d’une solution de sauvegarde dans le cloud pour les données de santé nécessite une évaluation minutieuse des capacités de conformité et des options techniques de chaque logiciel. Les organisations doivent s’assurer que la solution choisie répond aux exigences de l’HIPAA tout en offrant un ensemble de fonctionnalités de sauvegarde rapides et fiables.

Facteurs à prendre en compte lors de la sélection d’une solution de sauvegarde en nuage

La sélection de solutions de sauvegarde dans le cloud conformes à l’HIPAA nécessite une prise en compte globale de nombreux facteurs opérationnels et techniques. Nombre de ces options et facteurs sont nécessaires en raison de la nature unique de l’industrie médicale et des cadres de conformité applicables à l’entreprise.

Nous recommandons que le choix d’une future solution de sauvegarde en nuage tienne compte de ce qui suit :

• La capacité de stockage et l’évolutivité.
• La structure des coûts et le coût total de possession.
• RTO et RPO.
• Les fonctions de sécurité et la puissance du chiffrement.
• Les capacités de reporting et d’audit en matière de conformité
• Capacités de redondance géographique.
• Disponibilité du support technique et temps de réponse moyen.
• Mécanismes de contrôle d’accès et méthodes d’authentification.
• Options de fréquence de sauvegarde et capacités d’automatisation, etc.

Évaluer les fournisseurs de services en nuage conformes à l’HIPAA

Outre l’aspect technique des solutions de sauvegarde en nuage, tant l’expertise du fournisseur en matière de conformité que son engagement en faveur de la sécurité sont essentiels. Voici quelques caractéristiques d’un fournisseur de solutions de sauvegarde en nuage à évaluer dans ce contexte :

• Spécifications de sécurité indépendantes, telles que ISO 27001 ou SOC 2.
• Volonté de signer un BAA complet.
• Mesures de sécurité du centre de données.
• Antécédents en matière de conformité à la loi HIPAA.
• Procédures de notification en cas de violation des données.
• Stabilité financière.
• Références de clients.
• Transparence des opérations.
• Réputation du secteur.

Avantages de l’utilisation de solutions en nuage conformes à l’HIPAA

Les avantages d’une solution de sauvegarde dans le cloud conforme à l’HIPAA appropriée l’emportent sur les efforts nécessaires pour évaluer et mettre en œuvre la solution en question. La plupart de ces avantages découlent du fait que le logiciel est basé sur le cloud, et que ces avantages dépassent souvent les solutions traditionnelles sur site, en particulier dans le secteur de la santé.

L’évolutivité en termes d’options de stockage est un avantage évident, et il en va de même pour les mises à jour ou les correctifs de sécurité réguliers. Les processus de sauvegarde automatisés réduisent le risque d’erreur humaine, les tests et vérifications réguliers garantissent l’intégrité des données sauvegardées, et les rapports de conformité automatisés réduisent le fardeau des processus manuels et fastidieux pour les employés.

La nature basée sur le cloud réduit le coût total de la maintenance de l’infrastructure, tandis que la distribution géographique des sauvegardes améliore leur redondance en cas de catastrophes naturelles massives ou d’autres perturbations à grande échelle des activités de l’entreprise. La capacité à fournir des capacités de surveillance de la sécurité par des experts simplifie considérablement la gestion de la sécurité des grands environnements, et les contrôles de conformité peuvent être passés avec beaucoup moins de problèmes grâce aux préparations d’audit simplifiées que ces logiciels peuvent offrir.

Bacula Enterprise

Bacula Enterprise est un excellent exemple de solution de sauvegarde puissante et conforme à l’HIPAA, qui peut se connecter à divers services cloud. Bacula offre des capacités de chiffrement étendues, des contrôles d’accès flexibles avec prise en charge RBAC, des capacités réactives de vérification de l’intégrité des données et des sauvegardes, des politiques de sauvegarde personnalisables et de nombreuses autres options au choix. Bacula Enterprise peut aider les organisations à répondre à toutes les exigences techniques et aux garanties de l’HIPAA en matière de confidentialité, d’intégrité et de protection des données.

En conclusion, nous rappelons que les environnements de sauvegarde doivent s’intégrer dans la stratégie globale de conformité HIPAA d’une entreprise, ce qui nécessite un équilibre minutieux entre les différentes fonctionnalités et capacités. Notre dernière section résumera les points clés de l’article, y compris les recommandations pour maintenir une conformité continue avec les exigences de sauvegarde HIPAA.

Conclusion

Les organismes de santé ont souvent du mal à maintenir la conformité HIPAA sans interrompre leurs opérations de sauvegarde des données et leurs procédures système. Les exigences de conformité de l’HIPAA sont complexes et les sanctions en cas de non-conformité peuvent être sévères. En outre, le paysage technologique est en constante évolution. Toutefois, une planification et une mise en œuvre minutieuses permettent de concilier conformité et performances. Avec les bonnes stratégies, les entreprises peuvent créer des environnements de sauvegarde rapides et sécurisés qui présentent également de solides capacités de conformité.

Il est important d’éviter d’aborder le sujet de l’HIPAA comme un processus ponctuel ; au contraire, l’HIPAA doit être traité comme un effort continu et permanent. Toutes les procédures de conformité doivent être révisées régulièrement, mises à jour en conséquence et adaptées aux nouvelles technologies et menaces du secteur. Cet examen minutieux est une nécessité pratique pour rester en conformité avec l’HIPAA.

Comme les technologies de la santé continuent d’évoluer, les organisations doivent se tenir au courant des changements des exigences de l’HIPAA tout en maintenant et en mettant à jour leurs systèmes de sauvegarde des données. Une documentation claire, une collaboration avec des fournisseurs expérimentés et des révisions régulières de toutes les procédures de sécurité peuvent s’avérer importantes pour garantir la conformité et protéger les informations sensibles des patients.

FAQ

Quelle est la durée minimale de conservation des données dans le cadre de l’HIPAA ?

Six ans est le délai de base pour la plupart des règles de conservation liées à l’HIPAA. Toutefois, il existe de nombreux exemples de lois nationales spécifiques exigeant une durée de conservation différente, portant la durée totale à dix ans, voire plus. Dans une autre situation courante, certains dossiers doivent être conservés jusqu’à ce que le patient atteigne l’âge de la majorité, plus un nombre d’années supplémentaires spécifié par la loi de l’État ou d’autres réglementations.

Peut-on utiliser le stockage dans le cloud public pour les sauvegardes de PHI ?

Le stockage dans le cloud public peut être utilisé comme cible de stockage pour les sauvegardes de PHI sur un plan technique, mais la plateforme en question doit toujours répondre à toutes les exigences HIPAA nécessaires. Les exemples les plus courants de ces exigences sont la journalisation des audits, les contrôles d’accès détaillés, le chiffrement approprié, les exigences en matière de sécurité physique, la volonté de signer un BAA, etc.

Comment mesurer l’efficacité du système de sauvegarde ?

De nombreux paramètres différents peuvent être utilisés pour mesurer l’efficacité des environnements de sauvegarde et de leurs processus. Les RTO et RPO sont deux choix évidents, et des facteurs tels que la satisfaction des utilisateurs ou le taux de réussite des opérations de sauvegarde peuvent également être utilisés comme preuve d’efficacité. Les statistiques de disponibilité du système, les résultats des tests de restauration réguliers et l’efficacité de la réponse aux incidents sont d’autres mesures possibles qui peuvent être utilisées pour évaluer le succès des environnements de sauvegarde.