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Introduzione a Google Workspace
Google Workspace è l’ultima iterazione della collezione di prodotti di Google, precedentemente noti come G Suite e Google Apps. Google Workspace include prodotti come:
- Chat
- Incontrarsi
- Gmail
- Contatti
- Correnti
- Calendario
- Guida
- Editori Google Docs
- Classroom (nell’edizione education)
È vero che la maggior parte di questi servizi e prodotti sono già disponibili gratuitamente per tutti gli account Google, ma ci sono anche caratteristiche esclusive di Google Workspace – come domini personalizzati, capacità di archiviazione illimitata in Google Drive, assistenza clienti avanzata e una serie di impostazioni amministrative diverse.
Inoltre, gli account Google Workspace non hanno pubblicità e non vengono utilizzati per scopi pubblicitari di alcun tipo, e c’è anche la possibilità di mettere a punto una serie di impostazioni di privacy e sicurezza per questi account. Tuttavia, Google Workspace presenta un problema non indifferente: i backup dei dati. La piattaforma stessa è sicura, ma non ha modo di ripristinare i suoi dati dopo che sono stati persi o danneggiati, sia a seguito di un attacco malware, di un errore umano, di una minaccia interna o persino di un errore di sincronizzazione.
Ragioni per eseguire il backup di Google Workspace
Questo particolare problema è così evidente che Google stessa raccomanda di ricorrere a soluzioni di backup di terze parti per il controllo dei dati, e ha un paragrafo separato nei suoi Termini di servizio che afferma di non essere responsabile per qualsiasi perdita di dati, perdita di profitto o qualsiasi tipo di danno all’azienda in generale.
Ecco dieci diversi motivi per cui è necessario creare dei backup dei dati di Google Workspace:
- Il potenziale disastro con i client di sincronizzazione è sempre una minaccia, poiché il ransomware può colpire il suo dispositivo desktop e il client di sincronizzazione trasferirebbe immediatamente i file infetti al servizio cloud, infettando di conseguenza il suo archivio cloud. Il ripristino di un backup sarebbe più o meno l’unico modo possibile per sostituire questi dati.
- Google stesso consente l’accesso a più dispositivi contemporaneamente, e Google Workspace non fa eccezione. L’ovvia avvertenza in questo caso è che un singolo dispositivo rubato comporta un enorme rischio per la sicurezza dell’intero sistema, dal ransomware alla cancellazione completa dei dati critici. Un processo di ripristino completo del backup è l’unico modo per un’azienda di recuperare i propri dati – e in alcuni casi, anche di sopravvivere a una situazione del genere.
- Sia le acquisizioni che le fusioni rappresentano una sfida dal punto di vista della sicurezza, perché è molto più facile utilizzare i dati di backup per la migrazione, invece di estrarli e migrarli direttamente dal sistema Google Workspace.
- Il ransomware non è certo una novità in questo ambito, eppure è ancora un problema significativo per quasi tutte le organizzazioni: un tipo di software dannoso che è in grado di criptare i dati con lo scopo di richiedere una somma di denaro (riscatto) per una chiave di decriptazione. Ci sono molti modi diversi per essere vulnerabili al ransomware, e uno dei più comuni è un’e-mail infetta. Ogni attacco ransomware può avere conseguenze allarmanti per un’organizzazione, sotto forma di cancellazione di dati critici, e le soluzioni di backup sono l’ultima risorsa e il metodo più affidabile per contrastarlo.
- Praticamente ogni applicazione di terze parti aggiunta al suo sistema Google Workplace ha la possibilità di creare dei gateway nel suo sistema per attività criminali potenzialmente disastrose. Si tratta di un problema molto più comune di quanto possa sembrare, e ci sono molte applicazioni che possono essere abusate per ottenere l’accesso a dati aziendali critici.
- Non tutti gli incidenti di cancellazione dei dati devono essere dolosi – ci sono molti esempi di eventi di sovrascrittura accidentale dei dati che portano alla sostituzione o all’eliminazione di dati importanti senza alcun intento doloso. Questo problema è particolarmente rilevante per Google Workspace, in quanto spazio condiviso che consente agli utenti di accedere ai file contemporaneamente.
- Google dispone di due strumenti separati per la protezione dei dati: Google Takeout e Google Vault. Google Takeout è uno strumento piuttosto limitato che può scaricare dati dalle Applicazioni Google con un limite di 50 Gb per singolo download e non può coprire le cartelle condivise. Google Vault è uno strumento di archiviazione che consente agli amministratori IT di conservare i dati, conservarli o esportarli, ma non crea una copia separata dei dati per tutti questi scopi – il che significa che una volta eliminati i dati da Google Drive, saranno eliminati anche da Google Vault. Entrambe queste misure di sicurezza dei dati sono estremamente lontane da una soluzione di sicurezza dei dati adeguata e presentano molte limitazioni.
- Anche le questioni legali e di conformità sono piuttosto rilevanti in questo contesto e l’utilizzo di Google Vault per questi scopi potrebbe non essere sufficiente per un’adeguata archiviazione o protezione dei dati, dal momento che i dati di Google Vault vengono cancellati dopo un certo periodo di tempo. Per questo motivo, è molto più efficace disporre di un sistema di backup separato.
- Affidarsi a una o più applicazioni SaaS è un evento relativamente normale per le aziende di questi tempi, ma tutti questi servizi lavorano con il presupposto che questi server rimangano online per sempre. Sfortunatamente, non è così, e una singola interruzione può danneggiare o cancellare molti dati se non è stato creato in precedenza un sistema di backup adeguato.
- Alcune app possono persino sovrascrivere vari dati ‘dietro le quinte’ e lei potrebbe non accorgersene prima di accedere a tali dati – rendendo il processo di ripristino molto più difficile senza una soluzione di backup di terze parti adeguata.
Esempi di soluzioni di backup Google Workspace
Esistono diverse soluzioni di backup che funzionano con i dati di Google Workspace (G Suite). Tutte queste soluzioni possono essere separate in due categorie distinte: quelle che sono self-hosted e quelle che operano come servizi cloud. Vale la pena ricordare che l’elenco seguente includerà sia soluzioni costruite esclusivamente per la creazione di backup di Google Workspace, sia grandi soluzioni di backup multifunzionali che supportano anche i dati di Google Workspace.
Backup del cloud
Per questo motivo, inizieremo con i servizi di backup nel cloud:
Backupify è un servizio di backup per Microsoft 365 e Google Workspace creato da Datto – un’azienda americana di cybersecurity. Backupify offre backup automatici più volte al giorno, supporto per i dati di Google Drive, Calendario, Contatti e Gmail e un processo di configurazione rapido. Backupify dispone di un throttling API intelligente che gli consente di offrire le migliori prestazioni quando si tratta di esportare i dati di Google, e ci sono anche diverse varianti di ripristino – sia completo che granulare. Backupfy offre ai suoi utenti il pieno controllo dei loro dati senza inutili costi di licenza e un’ampia scalabilità.
Il modello di distribuzione di Backupify è abbastanza semplice: il prezzo è calcolato per singolo utente e può essere fatturato su base mensile o annuale. Tuttavia, i prezzi esatti non vengono pubblicati in anticipo, il che significa che ogni potenziale utente deve recarsi su una pagina specifica e compilare un modulo relativamente breve per richiedere informazioni sui prezzi.
Spanning Cloud Apps è un noto fornitore di software per le organizzazioni SaaS nel campo delle operazioni di backup e ripristino. Il suo obiettivo principale sono i dati di Microsoft 365 e Google Workspace, e la sua soluzione Google Backup è una delle soluzioni di backup più apprezzate sul Google Workspace Marketplace – offrendo una soluzione di backup e ripristino versatile e facile da usare, utile sia per gli utenti finali che per gli amministratori IT. Spanning offre backup giornalieri per un buon numero di applicazioni Google, tra cui Gmail, Drive, Contatti e così via. Ci sono anche molte altre funzioni utili, come il ripristino granulare, il ripristino point-in-time, i registri di audit immutabili, i criteri di conservazione delle e-mail, ecc.
Il modello di prezzo di Spanning è abbastanza tipico di questo settore, calcolando il prezzo finale in base al numero di utenti futuri, con la possibilità di pagare su base mensile o annuale – e c’è anche una prova gratuita limitata disponibile per i potenziali utenti. Tuttavia, il sito web di Spanning non ha una pagina “Prezzi” dedicata e di facile accesso, e arrivare alla pagina “Richiedi preventivo” non è così semplice come per alcuni concorrenti – anche se la pagina stessa è relativamente standard e richiede la compilazione di un breve modulo prima di poter richiedere un prezzo per il suo caso specifico.
Afi.ai è un servizio di protezione dei dati creato per lavorare innanzitutto con le fonti di dati cloud ed è anche considerato una delle soluzioni più veloci sul mercato per il software di backup di Microsoft 365/Google Workspace. Afi.ai dispone di diverse funzionalità, molte delle quali esclusive di questa soluzione, come la ricerca Afi full-text di Gmail, l’etichettatura automatica dei punti di ripristino e la gestione intelligente delle API di G Suite (per evitare colli di bottiglia e limiti di chiamate API). Sembra che abbia un rilevamento precoce degli attacchi ransomware ed è anche una soluzione facile da automatizzare, facile da gestire e facile da controllare l’accesso – con avvisi istantanei dell’amministratore, ruoli personalizzati dell’operatore di backup e gestione dei programmi di backup in base ai loro SLA, oltre a molte altre funzionalità.
Afi.ai ha una pagina “Prezzi” molto chiara disponibile sul suo sito web, con diversi piani chiaramente delineati e separati l’uno dall’altro. Dal momento che stiamo parlando di backup di Google Workspace, il piano Afi.ai SaaS Backup è quello che interessa qui – (al momento in cui scriviamo) ha una base di 3 dollari al mese per utente con un limite inferiore di cinque utenti per ordine, anche se è possibile che il prezzo possa cambiare dopo aver richiesto un preventivo personale per la sua azienda. Lo stesso piano può essere pagato anche su base annuale, con 36 dollari all’anno per utente come prezzo di base in questo caso.
Cloudally è stata fondata nel 2011 ed è considerata una delle più antiche offerte di backup cloud-to-cloud sul mercato, concentrando i suoi sforzi principalmente su Google Apps e Salesforce, e riuscendo anche a far debuttare il primo backup commerciale di Microsoft 365 nel 2014 (all’epoca denominato Microsoft Office 365). Da allora, l’azienda ha continuato ad espandersi e ora offre anche un servizio di backup di Google Workspace, con un ripristino granulare, una recuperabilità rafforzata e la copertura di praticamente tutte le fonti di dati di Workspace: Gmail, Contatti, Calendari, Unità condivise, Attività e persino metadati. La soluzione facilita anche il controllo dei dati con una gestione centralizzata e altre funzioni che facilitano la conformità e l’esecuzione di audit.
L’approccio di Cloudally ai prezzi è interessante, in quanto è l’unica soluzione di questo elenco che offre sia il prezzo per utente che il prezzo per archiviazione. Sebbene sia vero che il prezzo per spazio è disponibile solo per il contenuto delle unità condivise, è comunque abbastanza insolito che un backup cloud in questa sfera abbia un prezzo basato sul traffico. Questo particolare piano tariffario è di 3 dollari per 10 GB di dati al mese o 30 dollari all’anno. L’altro piano tariffario è calcolato in base al numero complessivo di utenti, a partire da 3 dollari per utente al mese (o 30 dollari all’anno), sebbene il prezzo stesso sia soggetto a variazioni, soprattutto se l’azienda in questione è un’impresa che richiede un preventivo personale.
SysCloud è un’altra soluzione focalizzata principalmente sui servizi e sulle app SaaS, che fornisce una copertura di backup e ripristino per Google Workspace e Microsoft 365. È nata come soluzione di migrazione dei dati per Google Workspace nel 2013 e da allora si è evoluta più volte per offrire una soluzione ricca di funzionalità per i backup di Google Workspace, con protezione ransomware, copertura di tutte le app Google necessarie (compresa Google Classroom), automatizzazione dei backup e altro ancora. SysCloud fornisce una visibilità completa dei suoi backup di Google Workspace, offrendo anche funzionalità di ripristino point-in-time, una ricerca estesa dei dati, diverse funzioni di esportazione dei dati di Gmail, Calendario, Contatti e Google Drive, oltre a molte altre funzioni.
SysCloud è abbastanza semplice per quanto riguarda i prezzi – c’è una prova gratuita, e c’è anche una separazione piuttosto chiara di ogni categoria di applicazioni supportate – Google Workspace, M365, Slack, ecc. Ci sono anche diverse colonne per tipi specifici di organizzazioni, sia che si tratti di organizzazioni no-profit, che di istituti scolastici e altri. Un backup di Google Workspace ha un prezzo di 4 dollari per utente al mese o di 38 dollari per utente all’anno, e ogni utente è libero di aggiungere altre potenziali applicazioni da sottoporre a backup, oltre a una serie di funzioni aggiuntive (se disponibili per il tipo di applicazione scelta).
Backup in hosting privato
Ora che abbiamo illustrato una serie di diversi servizi di backup nel cloud per Google Workspace, sarebbe opportuno parlare anche delle piattaforme e delle soluzioni software self-hosted:
CubeBackup è una piattaforma di backup self-hosted che si concentra su Microsoft 365 e Google Workspace come due obiettivi principali. Può essere distribuita on-premises o nel cloud e può salvare i dati in diverse posizioni di archiviazione, come Google Cloud Storage, S3 Storage, NAS, disco locale, Azure Blob e così via. Copre i dati di Calendario, Gmail, Contatti, Google Drive e unità condivise con la possibilità di automatizzare i backup da eseguire su base oraria. Dispone di una politica di conservazione granulare, crittografia dei dati per i backup e i trasferimenti di dati, nessun limite alla cronologia delle versioni, diversi tipi di backup e così via.
Vembu BDR è il primo backup di questo elenco che non si concentra esclusivamente sulla gestione dei dati di Google Workspace/Microsoft 365. Vembu esiste dal 2002 ed è riuscito a diventare rapidamente una delle soluzioni di backup più rinomate sul mercato, offrendo funzionalità di backup e ripristino per una moltitudine di luoghi e applicazioni diverse: dai sistemi Windows e Linux alle macchine virtuali Hyper-V, ai carichi di lavoro nel cloud AWS e persino alle applicazioni SaaS, come Google Workspace/Microsoft 365.
Tecnicamente parlando, Vembu può essere considerato sia un servizio di backup nel cloud che una soluzione di backup self-hosted, poiché ha due prodotti principali: BDR Suite e BDR Cloud. BDR Suite è la soluzione di backup self-hosted multifunzionale standard con una montagna di casi d’uso, mentre BDR Cloud è la soluzione di backup cloud di Vembu per applicazioni, server, database e offerte SaaS. Entrambe le applicazioni offrono funzionalità di backup di Google Workspace, coprendo una varietà di applicazioni Google e i loro dati – e BDR Cloud ha anche diverse funzioni bonus per questo caso d’uso specifico, tra cui il ripristino granulare, l’automatizzazione/schedulazione dei backup, nonché una scalabilità impressionante e una reportistica affidabile.
Druva è una soluzione di protezione dei dati basata su SaaS che offre un’ampia gamma di funzioni per proteggere i dati nelle varie applicazioni di Google Workspace. Dispone di crittografia dei dati, archiviazione air-gapped, immutabilità dei dati, protezione da ransomware e altro ancora. Druva può anche fungere da piattaforma di monitoraggio della conformità, con la capacità di scoprire, governare e proteggere i dati, indipendentemente dalla loro ubicazione. Inoltre, Druva non si limita alle applicazioni di Google Workspace, ma offre la copertura di M365, di Salesforce e di molti altri luoghi di destinazione dei dati con cui lavorare.
Commvault è una nota azienda sviluppatrice di software specializzata in due settori: la gestione e la protezione dei dati. Commvault stesso può essere applicato a un’ampia gamma di casi d’uso diversi, che vanno dalle classiche operazioni di backup e ripristino alla protezione da ransomware, alla virtualizzazione e ai backup delle macchine virtuali, oltre alla compatibilità con i container. Commvault è anche compatibile con la Google Cloud Platform, facilitando la protezione dei dati all’interno dei carichi di lavoro GCP e rendendo possibile la copertura di alcune applicazioni di Google Workspace, come Google Drive e Gmail. Ha una serie di funzioni che funzionano anche per questi dati, come il recupero granulare, anche se la soluzione stessa dà priorità alla copertura dei carichi di lavoro GCP.
L’azienda MSP360 è stata fondata nel 2011 e ha fornito una serie di soluzioni all’avanguardia per la gestione IT e i dipartimenti di backup. MSP360 può essere utilizzato per la protezione dei dati, oltre che per l’accesso remoto per aiutare i clienti, e c’è anche un RMM (Remote Monitoring and Management) piuttosto utile per lavorare con infrastrutture IT di diverse dimensioni. Una delle tante funzionalità di MSP360 è la capacità di creare backup di varie applicazioni di Google Workspace. Copre Contatti, Calendario, Gmail, Google Drive e persino i dati delle unità condivise. Inoltre, consente di archiviare i backup in una delle diverse ubicazioni di archiviazione cloud, offre funzionalità di esportazione dei file e dispone di una console centralizzata per tutte le operazioni relative a MSP360, in cui lavorare contemporaneamente.
Arcserve, azienda di software per la protezione dei dati per aziende di medie e grandi dimensioni, è stata fondata nel 1983 come Cheyenne Software. È diventata una soluzione versatile per la protezione dei dati, con una serie di caratteristiche e capacità, tra cui un’ampia scalabilità, il ripristino di emergenza, più posizioni di destinazione del backup, la deduplicazione dei dati e altro ancora. Una delle tante funzionalità di Arcserve SaaS Backup è la sua compatibilità con Google Workspace, che offre il supporto per il backup di una serie di applicazioni Google – Gmail, Drive, Calendar, Sheets, Tasks, Docs, Slides e altro ancora. Arcserve è in grado di eseguire una ricerca rapida di tutti i dati di backup, dispone di diverse versioni dell’operazione di ripristino, oltre a RBAC, scalabilità, sovranità dei dati (tramite quattro copie diverse dei dati in almeno due data center diversi), funzionalità di audit complete e altro ancora.
Dropsuite è un’altra soluzione degna di nota nel campo dei backup delle applicazioni SaaS, che offre un’ampia gamma di opzioni di sicurezza dei dati da una delle soluzioni di backup cloud in più rapida crescita sul mercato. Dropsuite offre una serie di tecnologie di backup nel cloud in forma altamente scalabile e sicura, coprendo siti web, e-mail, Microsoft 365 e dati di Google Workspace. Dropsuite offre tre soluzioni principali: Email Backup, Email Archiving e Website Backup. Sia il Backup delle e-mail che l’Archiviazione delle e-mail possono funzionare con i dati di Google Workspace per coprire applicazioni come Gmail, Google Drive, Attività, Calendari, Contatti e così via. Le funzionalità di Dropsuite non si limitano ai soli backup: ci sono anche funzionalità di automazione, crittografia dei dati, dashboard centralizzato, ripristino granulare, funzionalità di backup incrementale e molte altre.
L’azienda che oggi è conosciuta come Veritas Technologies è stata fondata nel lontano 1983 con il nome di Tolerant Systems, ed è sempre stata un’azienda di software di gestione dello storage, prima di tutto. È un’azienda ben nota di per sé, e ha diverse soluzioni di backup da offrire. Due delle sue offerte più importanti sono Backup Exec e NetBackup – la prima è la più adatta per le aziende più piccole o per i sistemi individuali, mentre la seconda è un vero e proprio software di backup a livello aziendale, con una grande quantità di funzioni e sistemi. Entrambe le soluzioni sono in continuo sviluppo: NetBackup ha ricevuto il supporto di Google Workspace all’inizio dell’anno 2022. Ora NetBackup può coprire sia i dati di Gmail che di Google Drive, con la capacità di ripristinare e-mail, etichette, allegati, metadati e gestione speciale di tutti i formati di file proprietari di Google, come Slides, Drawings, Sheets, Docs e App Scripts.
Bacula Enterprise come soluzione di backup per Google Workspace
Esiste anche un’altra soluzione di backup che offre una protezione completa di Google Workspace, ed è Bacula Enterprise. Bacula Enterprise è una soluzione di backup altamente sicura, ma estremamente versatile, in grado di gestire una gamma particolarmente ampia di sistemi, applicazioni, tipi di file e posizioni di archiviazione diversi, grazie al proprio sistema di moduli. Questa soluzione ha una pletora di caratteristiche e funzioni diverse, tra cui il recupero bare metal, la centralizzazione del controllo dei dati, molti livelli di backup diversi, un livello di configurazione impressionante e un’elevata compatibilità con il nastro e altre tecnologie di storage.
Una delle tante capacità di Bacula Enterprise è la sua integrazione con Google Workspace, per creare backup di un’ampia varietà di applicazioni e tipi di dati diversi, interagendo con una serie di API di Google Workspace. La soluzione è facile da implementare e può essere utilizzata per creare backup altamente sicuri e resilienti di applicazioni come Google Drive e Google Mail (o Gmail). Possiamo anche mostrare quali dati vengono sottoposti a backup da ciascuna di queste applicazioni.
Google Drive
In generale, Bacula Enterprise è in grado di proteggere i dati di My Drive, così come quelli di Shared Drive, con la possibilità di decidere cosa esattamente deve essere sottoposto a backup. Ecco un elenco più dettagliato dei tipi di dati di cui Bacula Enterprise può eseguire il backup da Google Drive:
- La mia guida
- Versioni file
- Cestino
- Cartelle
- File del servizio Google
- Il resto dei dati (senza API, processo di download regolare)
- Unità condivise
- Versioni dei file
- File di servizio Google
- Cestino
- Cartelle
- Il resto dei dati (senza API)
- Commenti sul file
- Autorizzazioni condivise
- File utente condivisi con me
Ogni file sottoposto a backup da Google Drive ha anche il suo valore hash memorizzato con l’algoritmo MD5, e questo valore viene utilizzato sia per i processi di backup che di ripristino per garantire la coerenza di entrambe le operazioni. Inoltre, Bacula Enterprise può combinare diverse cartelle con lo stesso nome in un’unica cartella (anche se Google Drive consente l’esistenza di diverse cartelle con lo stesso nome nella stessa directory).
Bacula può anche seguire un utile processo di esportazione trasparente quando si tratta dei file proprietari di Google, trasformandoli in varianti in formato aperto. In questo modo, i file di Google Docs vengono trasformati in formato .ODT, Google Draw viene trasformato in .JPEG, così come Google Foto, Google Sheets diventa .ODS, Google Slides si trasforma in .ODP e Google Scripts diventa .JSON.
A proposito di Google Foto, vale la pena notare che Google Foto non è supportato dal modulo Google Workspace di Bacula, anche se questo tipo di supporto è previsto per il prossimo futuro. Il motivo principale è che Google Drive e Google Photos lavorano su API separate, il che rende difficile per il modulo eseguire questo tipo di operazione su Google Photos in modo specifico. Inoltre, i Google Sites non possono essere esportati in alcun modo, poiché non dispongono di alcuna funzione di esportazione.
Bacula Enterprise e il suo modulo Google Workspace supportano anche una serie di scenari di ripristino diversi, con un elenco completo disponibile solo su richiesta. Il modulo di Bacula può ripristinare i file nel file system locale, saltare il ripristino delle versioni, ripristinare le autorizzazioni in modo specifico e molte altre opzioni.
Gmail
Lo stesso modulo di Bacula per Google Workspace può coprire anche le caselle di posta elettronica di Google, con la possibilità di decidere di cosa creare esattamente i backup, oltre alla possibilità di controllare il processo di ripristino. Il modulo di Bacula può proteggere le etichette, le e-mail stesse, gli allegati, i filtri, le impostazioni, i delegati e gli indirizzi di inoltro. Il backup delle e-mail può essere effettuato nel formato RFC 822, è possibile ripristinare sia le e-mail con gli allegati che solo gli allegati, e altro ancora.
Nell’ambito dei livelli di sicurezza più elevati di Bacula rispetto a un tipico fornitore di backup, il suo modulo Workspace è anche in grado di escludere i messaggi da un singolo backup o di fare l’esatto contrario, escludendo ogni singola e-mail tranne che da un gruppo specifico di e-mail. Il numero di parametri diversi che possono essere utilizzati per regolare questo aspetto è impressionante, e va dal mittente, al destinatario, ai tag, all’oggetto, al nome della cartella e molti altri.
Un’altra questione importante che vale la pena menzionare in questo contesto è la lingua di un’etichetta che viene ripristinata per un utente specifico. Tradizionalmente, non esiste un supporto per più lingue per la maggior parte delle etichette create dall’utente – anche se si cerca di scegliere la stessa parola in una lingua diversa. Tuttavia, esiste un’importante eccezione chiamata “etichette di sistema” – quelle che non vengono create dall’utente in primo luogo, come ad esempio “inviato”, “posta in arrivo”, ecc. Per queste etichette specifiche, può essere possibile individuarle in un backup digitando la parola inglese per un’etichetta, nonostante l’originale non sia stato salvato in inglese.
Una parte di ciò che rende il modulo Workspace di Bacula così speciale è la facilità di eseguire backup incrementali e differenziali per i dati Workspace, per accelerare e rendere molto più efficiente il processo di backup nel suo complesso. Questo tipo di funzionalità per le grandi aziende aiuta a distinguere Bacula da altri fornitori di backup in ambienti esigenti. Il processo in sé è relativamente semplice: il modulo memorizza informazioni specifiche sullo stato attuale del backup, in modo che il sistema sappia di richiedere solo nuovi dati da Google API, creando così un backup incrementale. Questo meccanismo complessivo viene definito “Delta Backup”.
L’API di Google Drive ha una funzione separata chiamata “Changes” che può essere utilizzata per fare esattamente ciò che abbiamo discusso in precedenza, accelerando i backup incrementali e differenziali. Google Mail API, invece, dispone di una funzione “Cronologia” che utilizza numeri sequenziali per tracciare ogni singola e-mail, consentendo alla funzione “Delta Backup” di accelerare il processo di backup complessivo, imparando quali dati sono già stati sottoposti a backup e possono essere saltati.
Va notato che il backup Delta non è una funzione obbligatoria, il che significa che è possibile eseguire backup incrementali e differenziali anche senza di essa. Inoltre, ci sono alcune circostanze specifiche che sono necessarie per il funzionamento di Delta Backup, come ad esempio:
- Solo le entità complete possono essere sottoposte a backup in questo modo, quando si tratta di dati di Google Drive.
- È possibile che alcuni gettoni Delta più vecchi scadano per un motivo non specificato, il che azzera l’intero ciclo Delta e il sistema cercherà di avviarne uno nuovo, azzerando tutti i vantaggi di velocità.
- Google Mail può eseguire backup Delta per interi sistemi e per etichette specifiche, con poche restrizioni.
- Un backup regolare viene attivato automaticamente ogni volta che il backup Delta non può essere attivato, con una conseguente velocità di backup generalmente più lenta.
- Ogni backup completo di solito azzera il ciclo Delta e i token Delta, a meno che non sia specificato diversamente.
Sebbene sia vero che i dati di Google Workspace possono essere estremamente sensibili per gli utenti finali, il modulo Google Workspace di Bacula Enterprise ha comunque un’opzione per creare un rapporto dettagliato sul ripristino degli utenti, principalmente per il controllo e la reportistica nel suo complesso. Questo rapporto contiene molti dettagli su ciò che è stato ripristinato, se ci sono stati problemi durante il processo di ripristino, oltre alla data di ripristino. Il report in questione può essere generato sia come e-mail nella casella di posta elettronica dell’utente, sia come file HTML nell’unità disco dell’utente.
Conclusione
Google Workspace, come raccolta di applicazioni, può essere estremamente utile in una serie di circostanze diverse. Tuttavia, l’impossibilità di eseguire il backup o il ripristino manuale può renderlo una fonte piuttosto scomoda di dati potenzialmente sensibili e/o critici per l’azienda, la cui sicurezza è a malapena controllata dall’utente finale. Fortunatamente, ci sono molte soluzioni di backup di terze parti per Google Workspace che offrono diverse funzionalità progettate per rendere tutti questi dati molto più accessibili e sicuri che mai.
Naturalmente, il fatto che possiamo separare facilmente tutte le soluzioni sopra citate in categorie, significa che hanno i loro casi d’uso specifici su cui lavorare. Soluzioni come Backupify o Spanning sarebbero di grande aiuto per le aziende più piccole, in quanto non hanno requisiti di archiviazione locale o di larghezza di banda di rete – i servizi di backup nel cloud sono estremamente convenienti a questo proposito.
Soluzioni come CubeBackup o MSP360, d’altra parte, sono self-hosted, ma devono comunque essere mantenute in termini di archiviazione cloud per i loro backup. Soluzioni come queste sono solitamente più economiche rispetto alle soluzioni di backup cloud complete, per non parlare delle piattaforme di backup complete, ma il costo totale di proprietà può aumentare piuttosto rapidamente se l’azienda in questione cresce a ritmo sostenuto.
Infine, ma non per questo meno importante, abbiamo soluzioni di backup complete come Bacula Enterprise, che offre un’ampia gamma di funzioni e casi d’uso diversi, non solo per proteggere Google Workspace, ma anche per una vasta gamma di altre tecnologie presenti in ambienti aziendali di grandi dimensioni. Soluzioni come questa sono ottime per le aziende più grandi che hanno bisogno di molti tipi diversi di dati da sottoporre a backup e proteggere con elevata sicurezza e spesso con scalabilità, anche se la loro funzionalità aggiuntiva spesso richiede un po’ più di tempo e di competenze per implementarle rispetto alle soluzioni di backup dedicate solo a Google Cloud.
