Requisiti e politiche di conformità HIPAA per le soluzioni di backup dei dati

Che cos’è l’HIPAA?

L’HIPAA, l’Health Insurance Portability and Accountability Act del 1996, ha stabilito i requisiti nazionali per la protezione delle informazioni sanitarie personali degli individui, concentrandosi principalmente sulle cartelle cliniche. Sebbene sia stato concepito per migliorare la continuità e la portabilità della copertura assicurativa sanitaria, l’HIPAA è stato modificato più volte per includere anche norme essenziali sulla sicurezza e sulla privacy delle informazioni sanitarie protette (PHI).

L’HIPAA si applica ai centri di clearing sanitario, ai piani sanitari, ai fornitori di servizi sanitari e ai loro “associati d’affari”. L’HIPAA comprende una norma di sicurezza separata che stabilisce le regole per la salvaguardia delle ePHI (Informazioni sanitarie protette in formato elettronico). Questo articolo illustra le regole dell’HIPAA per le ePHI, comprese tutte le salvaguardie amministrative, fisiche e tecniche necessarie per garantire che le informazioni sanitarie elettroniche rimangano sicure, riservate e strutturalmente solide.

Quali sono i requisiti HIPAA per il backup dei dati?

Comprendere la conformità HIPAA per il backup dei dati

La Security Rule dell’HIPAA prevede alcuni requisiti, tutti obbligatori, per il backup dei dati e l’archiviazione delle ePHI. Questi requisiti hanno lo scopo di garantire che le organizzazioni sanitarie siano in grado di proteggere le ePHI da accessi non autorizzati, corruzione o perdita, mantenendo al contempo l’integrità e la disponibilità di tali informazioni.

Requisiti HIPAA fondamentali per le soluzioni di backup dei dati

Le soluzioni di backup dei dati sono alla base della conformità HIPAA nel campo delle cartelle cliniche elettroniche. Una comprensione completa di tutti i requisiti HIPAA a questo proposito è necessaria per qualsiasi organizzazione sanitaria che voglia rimanere conforme alle normative necessarie, garantendo al contempo un livello di sicurezza rispettabile delle informazioni sensibili dei pazienti.

La Security Rule richiede a tutte le entità coperte di implementare un piano dettagliato di backup dei dati che deve includere quanto segue:

• Procedure per il recupero delle informazioni perse per un motivo o per l’altro.
• Procedure che garantiscano che le copie esatte delle ePHI esistenti siano sempre disponibili quando necessario e rimangano strutturalmente solide.
• Protocolli e procedure che consentano ai processi aziendali critici di continuare a funzionare in situazioni di emergenza.
• Test regolari delle procedure di sicurezza esistenti e revisioni necessarie per garantire che il piano di backup dei dati dell’organizzazione rimanga conforme all’HIPAA.

Importanza della conformità alle normative HIPAA

La conformità alle norme HIPAA nel campo del backup dei dati è importante per diversi motivi. Garantisce l’accesso continuo alle informazioni critiche dei pazienti, mantenendo l’accuratezza e l’integrità di questi dati. Ha lo scopo di proteggere le organizzazioni sanitarie dalla perdita di dati e dalla responsabilità che ne deriva, evitando gli ingenti danni alla reputazione e le costose sanzioni che derivano dalla mancata conformità.

Al di là dell’aspetto legale, la conformità all’HIPAA svolge anche un ruolo sostanziale nel mantenere la fiducia tra i pazienti e gli operatori sanitari. Una parte sostanziale del rapporto tra paziente e fornitore presuppone pratiche di gestione dei dati sicure e affidabili.

Il ruolo degli associati d’affari nel backup dei dati

Le organizzazioni sanitarie si affidano tipicamente a fornitori terzi per le loro esigenze di backup dei dati. Una chiara comprensione di come questi fornitori terzi (che l’HIPAA chiama “business associates”) si inseriscono nel quadro della conformità HIPAA è un’informazione preziosa per qualsiasi persona o entità soggetta all’HIPAA.

I business associate che lavorano con compiti di backup e ripristino di ePHI devono firmare un accordo separato (un Business Associate Agreement) con l’organizzazione sanitaria, che delinea le responsabilità del business associate per il backup dei dati. Il business associate deve essere tenuto a segnalare all’entità coperta eventuali violazioni dei dati e incidenti di sicurezza. Infine, ma non per questo meno importante, il business associate deve mantenere un registro dettagliato di tutte le pratiche di trattamento dei dati e garantire che anche tutti i subappaltatori del business associate soddisfino i requisiti dell’HIPAA.

Requisiti di documentazione per le procedure di backup

L’HIPAA richiede anche una documentazione adeguata, ma il valore maggiore della documentazione deriva dalla sua utilità nel mantenere pratiche di backup coerenti in tutta l’organizzazione. Un’adeguata documentazione della conformità aiuta a stabilire e mantenere una cultura della responsabilità all’interno dell’organizzazione, oltre a essere assolutamente preziosa durante gli audit.

Alcuni dei tipi più comuni di documentazione che le organizzazioni dovrebbero mantenere quando si tratta delle loro procedure di backup sono:

• Un registro dettagliato di tutti i test e i risultati dell’attuale sistema di backup.
• Prove tangibili dei processi di manutenzione regolare del sistema e degli aggiornamenti del software.
• Registrazioni dello svolgimento di eventi di formazione del personale relativi al backup.
• Politiche e procedure scritte per le attività di backup e ripristino.
• Documentazione dettagliata di eventuali modifiche alle procedure di backup.
• Registri delle attività di backup, insieme ai registri di accesso degli utenti (quando accedono ai dati di backup).

Questi requisiti sono fondamentali per mantenere i processi di backup e ripristino dei dati conformi alla normativa HIPAA. Tuttavia, le informazioni in sé sono solo metà del compito e l’implementazione è altrettanto importante. Un piano ben congegnato è una necessità per l’implementazione della conformità e la creazione di un piano per l’implementazione della conformità è l’argomento principale della sezione seguente.

Come fare per creare un piano di backup dei dati conforme allo standard HIPAA

La creazione di un piano di backup dei dati sufficientemente complesso da soddisfare tutti i requisiti HIPAA richiede un’attenta pianificazione, l’implementazione e una sostanziale manutenzione continua. Il piano in questione deve affrontare gli aspetti amministrativi, fisici e tecnici del backup e della sicurezza dei dati per soddisfare i requisiti della HIPAA Security Rule.

Fasi dello sviluppo di un piano di backup dei dati

Per sviluppare un piano di backup completo che copra tutti i campi e gli aspetti necessari è necessario un approccio sistematico. Il primo passo più ragionevole è sempre quello di valutare l’ambiente dati esistente per identificare quali sistemi contengono o trattano ePHI. Una volta identificati:

• Inventariare tutte le fonti di ePHI presenti nel sistema.
• Analizzare il sistema per individuare gli elementi critici e le applicazioni che devono essere recuperate immediatamente in caso di emergenza.
• Determinare i valori target preferiti di RTO e RPO.
• Creare piani di backup completi in base al valore e alla sensibilità delle informazioni.
• Stabilire sequenze di test e convalida per la verifica dei backup.
• Generare modelli di documentazione per tutti i processi di backup.

Elementi essenziali di una soluzione di backup conforme allo standard HIPAA

Non tutte le soluzioni presenti sul mercato includono le caratteristiche necessarie per garantire la sicurezza e l’accessibilità delle informazioni sanitarie protette (PHI). Molte di queste misure di sicurezza sono più avanzate del pacchetto standard di sicurezza dei dati; funzioni come la crittografia end-to-end e i metodi di trasmissione sicuri sono le opzioni più complesse.

I controlli di accesso basati sui ruoli riducono drasticamente il rischio di accesso non autorizzato; i sistemi di verifica automatica dei backup assicurano che tutti i backup nuovi e quelli esistenti siano sicuri e affidabili. Inoltre, le postazioni di archiviazione ridondanti proteggono i dati importanti da disastri naturali e altri problemi locali. La creazione di protocolli di accesso di emergenza semplifica la verifica della protezione dei dati durante le violazioni dei dati e altre situazioni problematiche.

Scegliere un fornitore di servizi per il backup dei dati HIPAA

Garantire la conformità HIPAA è un lavoro impegnativo, che rende importante la scelta del fornitore di servizi più adatto. Poiché potrebbe esserci un certo grado di sovrapposizione tra questa sezione e la precedente, iniziamo con l’elencare alcune caratteristiche che sono preferibili in un fornitore di servizi conforme alle norme HIPAA:

• Esperienza nella conformità HIPAA e nel settore sanitario.
• Centri dati geograficamente distribuiti per l’archiviazione di backup, se applicabile.
• Completa disponibilità a firmare un accordo di associazione d’impresa.
• Funzionalità complete di disaster recovery.
• Una comprovata esperienza nel rispetto dei diversi standard di conformità e delle specifiche di sicurezza.

Anche la disponibilità dell’assistenza tecnica deve essere il più possibile continua, in modo da poter affrontare qualsiasi problema con il software con un preavviso immediato. Nella maggior parte dei casi, è consigliabile indagare in anticipo sulle opzioni di scalabilità e di costo della piattaforma.

Formazione dei dipendenti e gestione degli accessi

Come la maggior parte dei sistemi di conformità, il successo della conformità HIPAA si basa molto sull’elemento umano: la comprensione da parte dei dipendenti dell’importanza della conformità, la completa adesione alle procedure di sicurezza necessarie e così via.

Un programma di formazione completo per i dipendenti deve riguardare sia la normale conformità HIPAA che le procedure di backup specifiche, la formazione sulla risposta agli incidenti e le procedure di revoca e concessione dell’accesso ai dati. I dipendenti devono essere istruiti su come fare una chiara documentazione dei diritti e delle responsabilità di accesso nel contesto dell’HIPAA e tutte le attività di formazione all’interno dell’azienda devono essere accuratamente documentate.

Requisiti di audit trail

Parlando di documentazione, non dobbiamo dimenticare i dettagliati audit trail, essenziali per la conformità HIPAA e il monitoraggio della sicurezza. I parametri che un audit trail deve monitorare sono numerosi, tra cui:

• Incidenti di sicurezza e risposte.
• Attività di ripristino dei dati.
• Controlli regolari del sistema e processi di manutenzione.
• Modifiche alle configurazioni di backup.
• Modifiche o aggiornamenti del sistema.
• Tentativi di backup riusciti o falliti.
• Ogni singolo evento di accesso ai dati di backup.

Procedure di valutazione del rischio

Un altro argomento importante nel contesto dei piani di backup è la valutazione dei rischi. Valutazioni regolari dei rischi aiutano a garantire che l’ambiente di backup esistente rimanga conforme ed efficace.

La valutazione del rischio in sé è un processo complesso che valuta l’efficacia delle protezioni attuali e verifica la conformità ai requisiti HIPAA. Deve inoltre essere in grado di identificare le potenziali minacce alla sicurezza dei dati e di valutare l’impatto di potenziali guasti del sistema.

Tutti i risultati della valutazione dei rischi devono essere documentati in modo approfondito, insieme alle possibili soluzioni. Se possibile, è meglio creare un piano d’azione per ogni singolo rischio. La valutazione dei rischi è più efficace quando viene eseguita regolarmente.

L’implementazione di un piano conforme alle norme HIPAA è un processo continuo, non qualcosa che può essere impostato una volta e poi dimenticato. È un’entità complessa che richiede revisioni e aggiornamenti regolari per rimanere efficace e pertinente. Tutti i piani di backup devono essere sufficientemente flessibili per adattarsi ai progressi tecnologici e alle normative in evoluzione, senza perdere la stretta conformità agli standard HIPAA.

Quali sono i requisiti HIPAA per la conservazione dei dati?

I requisiti di conservazione dei dati HIPAA garantiscono la protezione della privacy dei pazienti, implementando al contempo sistemi che consentano di avere a disposizione le cartelle cliniche e le relative informazioni in caso di necessità. I requisiti in questione riguardano sia i dati medici attivi che quelli archiviati, nonché le copie di backup.

Capire i periodi di conservazione dei dati per l’HIPAA

La conservazione dei dati ai sensi dell’HIPAA comprende requisiti complessi che variano a seconda delle leggi regionali e del tipo di informazioni trattate. Tutte le organizzazioni sanitarie devono gestire questi requisiti con la massima attenzione, tenendo conto anche dei propri limiti di risorse e delle proprie esigenze operative.

Alcuni dei requisiti di conservazione più comuni sono i seguenti:

• Conservare la documentazione delle politiche e delle procedure per sei anni dopo il loro ritiro.
• Conservare la documentazione relativa alla formazione per sei anni dalla data della formazione iniziale.
• Conservare la documentazione relativa all’HIPAA per sei anni dall’ultima data di entrata in vigore.
• Conservare i registri degli accessi e degli incidenti di sicurezza per sei anni dalla loro creazione.
• Conservare i BAA (Business Associate Agreement) per sei anni dopo la cessazione del contratto.

Naturalmente, questi requisiti rappresentano solo il minimo indispensabile e spesso vengono perfezionati o ampliati a seconda delle circostanze. Tali circostanze includono tipi specifici di cartelle cliniche, requisiti specifici di uno stato con requisiti di conservazione più lunghi, considerazioni sulla gestione del rischio, esigenze di ricerca clinica, scopi di difesa legale e altro ancora.

Ad esempio, la Florida richiede cinque anni di conservazione dei dati dopo la scadenza dell’ultimo contratto per gli studi medici e sette anni dopo l’ultima registrazione per gli ospedali. In alternativa, ci sono anche Stati come il Michigan, che ha un requisito unificato di sette anni di conservazione dei dati sia per gli ospedali che per gli studi medici, e il Nevada, che richiede solo cinque anni di conservazione dei dati sia per gli studi medici che per gli ospedali.

Requisiti di conservazione delle informazioni sanitarie protette

Questi requisiti di conservazione dei dati includono sia un periodo di tempo specifico per il quale le informazioni devono essere conservate, sia una serie di considerazioni speciali applicabili alle regole di conservazione dei dati. È importante per qualsiasi organizzazione sanitaria bilanciare le esigenze di accessibilità e i requisiti di sicurezza applicabili quando si pianifica l’implementazione di un sistema di backup dei dati conforme allo standard HIPAA.

Gli aspetti più importanti della conservazione delle PHI sono:

• Il suddetto periodo minimo di conservazione (sei anni) è talvolta superato da leggi statali che prevedono requisiti di conservazione più lunghi, fino a 10 anni o più.
• Le cartelle cliniche pediatriche vengono conservate fino al raggiungimento della maggiore età del paziente, più anni nella maggior parte dei casi.
• I documenti relativi alla salute mentale hanno spesso requisiti di conservazione separati.
• Le cartelle cliniche coinvolte in procedimenti legali vengono conservate, come minimo, fino alla risoluzione del caso in questione.
• L’integrità delle informazioni personali elettroniche deve essere mantenuta per tutto il periodo di conservazione.
• Anche i controlli di accesso devono essere attivi durante l’intero periodo di conservazione.
• Le organizzazioni coperte devono implementare metodi per prevenire la distruzione o l’alterazione dei dati senza previa autorizzazione.

Esiste anche una serie di requisiti che le organizzazioni devono seguire durante e dopo l’implementazione di una politica di conservazione, come una documentazione accurata dei piani di conservazione per i diversi tipi di record e l’implementazione di sistemi di tracciamento dei tempi di conservazione.

È necessario stabilire procedure di sicurezza per l’archiviazione per tutta la durata del periodo di conservazione e monitorare attentamente i tempi di conservazione per tutte le informazioni. I sistemi di backup implementati devono essere in grado di lavorare entro i periodi di conservazione necessari, fornendo al contempo la possibilità di recuperare e leggere i formati di file più vecchi, se necessario.

Prima di discutere le migliori pratiche per il backup dei dati conformi alla normativa HIPAA, è importante comprendere come i requisiti di conservazione influenzino le soluzioni di archiviazione e le strategie di backup, oltre ad altri fattori. La sezione successiva esplora una serie di approcci pratici per mantenere i requisiti necessari senza interrompere l’efficienza operativa generale.

Migliori pratiche per il backup dei dati conformi alla normativa HIPAA

Soddisfare i requisiti HIPAA, garantendo al contempo l’efficienza operativa di un’organizzazione, può rappresentare una sfida notevole per molte organizzazioni. Fortunatamente, molti dei problemi e dei rischi più impegnativi possono essere alleviati implementando alcune delle best practice collaudate del settore del backup dei dati per gli ambienti conformi. Lo scopo di queste best practice è aiutare le aziende ad andare oltre i requisiti minimi per creare un ambiente di backup affidabile e flessibile.

Crittografia dei dati e archiviazione sicura

La crittografia dei dati è uno degli elementi fondamentali della sicurezza dei backup in generale, anche se molto meno in ambienti legati alla conformità. Negli ambienti sanitari moderni sono necessarie strategie di crittografia complete per proteggere le informazioni mediche durante tutto il loro ciclo di vita.

Le pratiche di crittografia più comuni sono:

• Crittografia AES-256 o superiore per le informazioni a riposo.
• TLS 1.2 o superiore per i dati in transito.
• Protocolli di gestione sicura delle chiavi.
• Aggiornamenti regolari dei protocolli di sicurezza.
• Politiche di rotazione delle chiavi sicure.
• Copertura di crittografia a livello aziendale per tutti i luoghi e i supporti di archiviazione.
• Convalida regolare dell’efficacia degli algoritmi di crittografia.

Frequenza di backup e politiche di conservazione

Trovare la giusta frequenza di backup è un delicato equilibrio tra protezione dei dati ed efficienza operativa. È necessario considerare i requisiti di ogni azienda e le norme di conformità HIPAA esistenti per trovare la migliore opzione possibile per ogni situazione.

Gli elementi più importanti della pianificazione dei backup sono:

• Backup incrementali giornalieri di tutte le ePHI.
• Backup completi settimanali di tutti gli ambienti critici.
• Processi di archiviazione mensili per scopi di conservazione a lungo termine.
• Replica in tempo reale dei sistemi critici.
• Documentazione accurata di tutte le pianificazioni di backup con giustificazione per ogni categoria separata.
• Revisioni periodiche dell’efficacia dei backup.

Si noti inoltre che le frequenze di backup possono essere modificate in base ai tassi di modifica dei dati o ad altri parametri importanti.

Pianificazione del disaster recovery

L’obiettivo principale di un piano di disaster recovery in qualsiasi ambiente è quello di garantire la continuità operativa, ma può anche essere utilizzato per bilanciare questo obiettivo con altri compiti importanti, come la conformità HIPAA durante le emergenze. La pianificazione del ripristino d’emergenza deve prendere in considerazione molti scenari diversi per fornire una serie di procedure chiare e attuabili da seguire in ogni situazione.

Le parti essenziali del processo di pianificazione del ripristino in caso di disastro sono:

• Protocolli di comunicazione accurati durante i disastri.
• Documentazione dettagliata degli obiettivi dei tempi di ripristino.
• Identificazione di strutture di elaborazione alternative.
• Procedure di recupero dettagliate per vari scenari.
• Piani per operare in modalità di emergenza.
• Allocazione delle risorse durante le situazioni di emergenza.
• Test dei processi di ripristino su base regolare.

Test regolari dei sistemi di backup

Come accennato in precedenza, il test regolare dei sistemi di backup e di ripristino è una pietra miliare del disaster recovery, ma è importante anche da solo. Un approccio sistematico ai test è uno dei modi più convenienti per identificare e risolvere tutti i tipi di problemi prima che possano influenzare negativamente l’organizzazione.

La maggior parte delle procedure di test include i seguenti processi:

• Test di ripristino di file selezionati a caso su base mensile.
• Processi trimestrali di ripristino dell’intero sistema.
• Simulazioni annuali di disaster recovery.
• Convalida dell’integrità dei dati ripristinati, se applicabile.
• Test periodici della posizione di archiviazione dei backup.
• Documentazione accurata di tutti i risultati dei test esistenti.
• Implementazione dei miglioramenti derivanti dai risultati dei test.

Collaborare con fornitori conformi alla normativa HIPAA

Anche la scelta di un fornitore di backup specifico che tenga conto della conformità HIPAA può essere relativamente impegnativa a causa dei numerosi fattori da valutare. La soluzione di backup scelta deve essere pertinente alle esigenze e ai requisiti operativi dell’organizzazione, confermando al contempo che la soluzione scelta è in grado di rimanere conforme ai quadri normativi come l’HIPAA. Spetta a ciascuna organizzazione sanitaria garantire che anche i propri partner rimangano conformi e sicuri nelle loro operazioni.

Le pratiche di gestione dei fornitori più importanti dovrebbero includere quanto segue:

• Valutazioni approfondite della sicurezza del fornitore.
• Verifiche periodiche della conformità.
• Accordi sui livelli di servizio chiaramente definiti.
• Procedure dettagliate di risposta agli incidenti.
• Revisioni regolari dei rapporti sulla sicurezza del sistema.
• Monitoraggio continuo delle prestazioni del fornitore.
• Definizione di protocolli di comunicazione flessibili.

Risposta agli incidenti e reportistica

Mentre il disaster recovery si concentra principalmente sulla continuità operativa durante gli eventi che interrompono l’intero ambiente, la risposta agli incidenti riguarda le violazioni dei dati e gli eventi di sicurezza che interessano solo i sistemi di backup. Anche in queste situazioni è necessaria una solida struttura di risposta agli incidenti, che garantisca un’adeguata segnalazione e gestione di tutti i tipi di eventi legati alla sicurezza.

I componenti chiave di un solido quadro di risposta agli incidenti devono riguardare:

• Identificazione e classificazione degli incidenti di sicurezza.
• Protocolli chiari e attuabili per la determinazione della violazione e la notifica a tutte le parti necessarie.
• Tempistiche definite per la segnalazione tempestiva delle violazioni al Department of Health and Human Services, come richiesto dalla legge (entro 60 giorni).
• Determinazione della portata e dell’impatto di ciascun incidente.
• Quadri di riferimento per seguire i requisiti di notifica ai pazienti, quando applicabili.
• Standard di documentazione per gli incidenti di sicurezza.
• Procedure dettagliate per la conservazione delle prove, se applicabili.

Queste best practice creano una solida base per mantenere la conformità HIPAA, ma i rischi di non conformità non possono essere completamente eliminati, cosa che le organizzazioni devono comprendere a fondo. La sezione seguente esamina le conseguenze del mancato rispetto dei requisiti HIPAA per i backup di sistema e le azioni che si possono intraprendere per evitare tali situazioni.

Quali sono i rischi della mancata conformità ai requisiti di backup HIPAA?

Anche se è importante conoscere tutte le normative che derivano da quadri di conformità come l’HIPAA, è altrettanto importante conoscere le conseguenze del mancato rispetto di tali normative. Le sanzioni finanziarie immediate sono solo una frazione dell’impatto totale che l’organizzazione subirà a lungo termine.

Conseguenze delle violazioni dei dati e della non conformità

Le conseguenze di una violazione delle norme HIPAA possono essere gravi e di vasta portata, e riguardano tutti gli aspetti principali delle attività di un’organizzazione sanitaria. La conseguenza più ovvia di una violazione è la sanzione pecuniaria, che varia da 100 a 50.000 dollari per ogni violazione (o per ogni record). Meno ovvia, ma di maggiore portata, è la perdita di fiducia dei pazienti nell’organizzazione sanitaria.

Inoltre, le violazioni intenzionali del quadro di conformità possono comportare accuse penali nei confronti dell’organizzazione. Inoltre, l’organizzazione diventa soggetta a piani d’azione correttivi, a maggiori requisiti di supervisione e audit e a interruzioni operative durante le indagini. Sono possibili anche cause civili, che potrebbero comportare l’imposizione di danni monetari e che, vinte o perse, comporteranno costi legali elevati.

Requisiti legali e normative HIPAA

Il quadro giuridico della conformità HIPAA è impegnativo e in continua evoluzione. Tuttavia, le aziende devono comprendere tutti i requisiti moderni per evitare violazioni e mantenere procedure di backup adeguate. Per semplificare al massimo questo argomento, possiamo raggruppare i temi da trattare in diverse categorie:

• Requisiti federali HIPAA – che comprendono la conformità alla Security Rule, il rispetto della Privacy Rule, le disposizioni dell’Enforcement Rule, gli obblighi della Breach Notification Rule e altro ancora.
• Requisiti specifici dello Stato – che comprendono leggi aggiuntive sulla protezione dei dati, periodi di conservazione più lunghi, sanzioni specifiche dello Stato e requisiti di notifica più severi.
• Requisiti di documentazione – come i registri di valutazione del rischio, le politiche di conformità scritte, le procedure di risposta agli incidenti e la documentazione sulla formazione dei dipendenti.
• Considerazioni sull’applicazione della legge, tra cui revisioni della conformità, piani d’azione correttivi, verifiche periodiche dell’OCR, indagini sui reclami e altro ancora.

Le organizzazioni sanitarie devono considerare attentamente come questi requisiti legali e i rischi di conformità influiscano sulla scelta di un fornitore di servizi di backup ai fini della conformità HIPAA. A proposito di soluzioni di backup, analizziamo di seguito la scelta di una soluzione di backup cloud adeguata per la conformità.

Come fare per scegliere la giusta soluzione di backup in-the-cloud conforme allo standard HIPAA?

Man mano che le organizzazioni sanitarie modernizzano il loro approccio al servizio dei pazienti, sono molti gli esempi di aziende che abbandonano le soluzioni di backup on-premise e scelgono invece alternative basate sul cloud. Questo tipo di cambiamento è dovuto a diversi fattori: l’aumento della quantità di ePHI, la necessità di scalare le soluzioni di archiviazione su base regolare e tutti i vantaggi delle funzioni di conformità gestite.

Le soluzioni di backup in-the-cloud sono diventate particolarmente interessanti nel settore sanitario di recente per la loro capacità di ottimizzare le operazioni di backup, ridurre le spese amministrative e mantenere la conformità HIPAA allo stesso tempo.

La scelta di una soluzione di backup in cloud per i dati sanitari richiede un’attenta valutazione delle capacità di conformità e delle opzioni tecniche di ciascun pacchetto software. Le organizzazioni devono assicurarsi che la soluzione scelta soddisfi i requisiti HIPAA, offrendo al contempo una serie di funzioni di backup veloci e affidabili.

Fattori da considerare nella scelta di una soluzione di backup in-the-cloud

La scelta di soluzioni di backup in-the-cloud conformi alla normativa HIPAA richiede la considerazione complessiva di molti fattori operativi e tecnici. Molte di queste opzioni e fattori sono necessari a causa della natura unica del settore medico e dei quadri di conformità applicabili all’azienda.

Raccomandiamo che la scelta di una futura soluzione di backup in-the-cloud tenga conto di:

• Capacità di archiviazione e scalabilità.
• Struttura dei costi e costo totale di proprietà.
• RTO e RPO.
• Caratteristiche di sicurezza e forza della crittografia.
• Funzionalità di reporting e verifica della conformità.
• Capacità di ridondanza geografica.
• Disponibilità del supporto tecnico e tempi medi di risposta.
• Meccanismi di controllo degli accessi e metodi di autenticazione.
• Opzioni di frequenza di backup e capacità di automazione, ecc.

Valutazione dei fornitori di cloud conformi alla normativa HIPAA

Oltre all’aspetto tecnico delle soluzioni di backup in-the-cloud, sono fondamentali sia la competenza del fornitore in materia di conformità sia il suo impegno per la sicurezza. Ecco alcune caratteristiche di un fornitore di soluzioni di backup in-the-cloud che dovrebbero essere valutate in questo contesto:

• Specifiche di sicurezza indipendenti, come ISO 27001 o SOC 2.
• Disponibilità a firmare un BAA completo.
• Misure di sicurezza del centro dati.
• Storia di conformità HIPAA.
• Procedure di notifica di una violazione dei dati.
• Stabilità finanziaria.
• Referenze dei clienti.
• Trasparenza nelle operazioni.
• Reputazione del settore.

Vantaggi dell’utilizzo di soluzioni cloud conformi alla normativa HIPAA

I vantaggi di un’adeguata soluzione di backup in-the-cloud conforme allo standard HIPAA sono superiori all’impegno richiesto per valutare e implementare la soluzione in questione. Molti di questi vantaggi derivano dalla natura basata sul cloud del software, che spesso supera le tradizionali soluzioni on-premise, soprattutto in ambito sanitario.

La scalabilità in termini di opzioni di archiviazione è un vantaggio ovvio, e lo stesso si può dire per il beneficio di aggiornamenti o patch di sicurezza regolari. I processi di backup automatizzati riducono la possibilità di errore umano, i test e le verifiche regolari assicurano l’integrità dei dati di backup e i rapporti di conformità automatizzati riducono l’onere dei processi manuali e dispendiosi per i dipendenti.

La natura basata sul cloud riduce il costo totale della manutenzione dell ‘infrastruttura, mentre la distribuzione geografica dei backup ne migliora la ridondanza in caso di catastrofi naturali o altre interruzioni su larga scala delle attività aziendali. La capacità di fornire funzionalità di monitoraggio della sicurezza da parte di esperti semplifica notevolmente la gestione della sicurezza di ambienti di grandi dimensioni e i controlli di conformità possono essere superati con molti meno problemi grazie alla preparazione semplificata degli audit che questo software può offrire.

Bacula Enterprise

Bacula Enterprise è un ottimo esempio di soluzione di backup potente e conforme alle norme HIPAA, in grado di connettersi a vari servizi cloud. Bacula offre ampie funzionalità di crittografia, controlli di accesso flessibili con supporto RBAC, funzionalità di verifica dell’integrità dei dati e dei backup, criteri di backup personalizzabili e molte altre opzioni tra cui scegliere. Bacula Enterprise può aiutare le organizzazioni a soddisfare tutti i requisiti tecnici e le salvaguardie HIPAA in materia di riservatezza, integrità e protezione dei dati.

In conclusione, ribadiamo che gli ambienti di backup devono inserirsi nella strategia complessiva di conformità HIPAA di un’azienda, richiedendo un attento bilanciamento delle diverse funzionalità e capacità. La sezione finale riassumerà i punti chiave dell’articolo, compresi i consigli per mantenere la costante conformità ai requisiti di backup HIPAA.

Conclusione

Le organizzazioni sanitarie spesso lottano per mantenere la conformità HIPAA senza interrompere le operazioni di backup dei dati e le procedure di sistema. I requisiti di conformità HIPAA sono complessi e le sanzioni per la mancata conformità possono essere severe. Inoltre, il panorama tecnologico è in continua evoluzione. Tuttavia, un’attenta pianificazione e implementazione può bilanciare conformità e prestazioni. Con le giuste strategie, le aziende possono creare ambienti di backup veloci e sicuri, ma anche dotati di solide capacità di conformità.

È importante evitare di affrontare l’argomento HIPAA come un processo una tantum; piuttosto, l’HIPAA deve essere trattato come un impegno continuo e costante. Tutte le procedure di conformità devono essere riviste regolarmente, aggiornate di conseguenza e adattate alle nuove tecnologie e alle minacce del settore. Questo attento esame è una necessità pratica per rimanere conformi all’HIPAA.

Con la continua evoluzione delle tecnologie sanitarie, le organizzazioni devono rimanere al passo con le modifiche dei requisiti HIPAA, mantenendo e aggiornando i propri sistemi di backup dei dati. Una documentazione chiara, la collaborazione con fornitori esperti e la revisione regolare di tutte le procedure di sicurezza possono essere importanti per garantire la conformità e la protezione delle informazioni sensibili dei pazienti.

DOMANDE FREQUENTI

Qual è il periodo minimo di conservazione per l’HIPAA?

Sei anni è il periodo di base per la maggior parte delle norme di conservazione relative all’HIPAA. Tuttavia, esistono molti esempi di leggi statali specifiche che richiedono un periodo di conservazione diverso, estendendo il periodo totale a dieci anni o anche più. In un’altra situazione comune, alcuni documenti devono essere conservati fino alla maggiore età del paziente, più un numero di anni aggiuntivi specificato dalla legge statale o da altre normative.

È possibile utilizzare il cloud storage pubblico per i backup dei dati personali?

L’archiviazione su cloud pubblico può essere utilizzata come destinazione di archiviazione per i backup delle informazioni personali, ma la piattaforma in questione deve comunque soddisfare tutti i requisiti HIPAA necessari. Gli esempi più comuni di questi requisiti sono la registrazione degli audit, i controlli dettagliati degli accessi, la crittografia appropriata, i requisiti di sicurezza fisica, la disponibilità a firmare un BAA e così via.

Come si misura l’efficacia del sistema di backup?

Per misurare l’efficacia degli ambienti di backup e dei loro processi si possono utilizzare diverse metriche. Gli RTO e gli RPO sono entrambi ovvi, ma anche fattori come la soddisfazione degli utenti o il tasso di successo delle operazioni di backup possono essere utilizzati come prova di efficacia. Le statistiche sulla disponibilità del sistema, i risultati dei test di ripristino regolari e l’efficacia della risposta agli incidenti sono altre possibili metriche da utilizzare per valutare il successo degli ambienti di backup.